NĂM VẤN ĐỀ CỐT LÕI CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP CẦN NẮM VỮNG

Chuyển đổi số đã và đang trở thành xu hướng tất yếu trong mọi lĩnh vực, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai thành công. Trên thực tế, có nhiều dự án chuyển đổi số thất bại vì không xử lý được năm vấn đề cốt lõi của chuyển đổi số. Trong bài viết này, AI First sẽ cùng bạn phân tích sâu từng vấn đề, giúp doanh nghiệp nhìn rõ bản chất và chuẩn bị nền tảng vững chắc cho hành trình số hóa.

Những điểm nổi bật trong bài viết:

• Năm vấn đề cốt lõi của chuyển đổi số: Văn hoá và con người, hệ thống công nghệ, quản trị và phân tích dữ liệu, quy trình và mô hình kinh doanh, hành lang pháp lý.
• Các vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi chuyển đổi số: Thiếu chiến lược, thiếu nguồn nhân lực, dữ liệu phân tán, thiếu sự đồng bộ, đo lường và đánh giá chưa hiệu quả.
• Những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị khi chuyển đổi số.
• Các giải pháp chuyển đổi số cho SME.

1. Năm vấn đề cốt lõi của chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ, mà là một quá trình tái cấu trúc toàn diện cả về con người, quy trình, dữ liệu và hệ thống. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp SMEs hiện nay đang gặp phải những rào cản mang tính hệ thống khiến hành trình chuyển đổi số trở nên trì trệ hoặc thất bại. 

5 vấn đề cốt lõi của chuyển đổi số: 

• Văn hóa chuyển đổi số và con người: Thiếu tư duy đổi mới, ngại thay đổi và thiếu kỹ năng số là rào cản lớn nhất, khiến chuyển đổi số thất bại ngay từ bên trong.
• Hệ thống công nghệ & hạ tầng: Hệ thống cũ, rời rạc, chi phí cao và thiếu khả năng tích hợp khiến doanh nghiệp gặp khó trong việc triển khai giải pháp số đồng bộ.
• Quản trị dữ liệu và phân tích: Dữ liệu phân tán, không chuẩn hóa và không khai thác được insight dẫn đến việc ra quyết định kém hiệu quả, thiếu tính chiến lược.
• Quy trình & mô hình kinh doanh: Doanh nghiệp chưa cải tiến quy trình, còn bị động với mô hình kinh doanh cũ, không theo kịp thay đổi hành vi khách hàng và thị trường.
• Hành lang pháp lý & chính sách: Thiếu quy định rõ ràng, thủ tục rườm rà và ít hỗ trợ cụ thể khiến doanh nghiệp loay hoay trong việc áp dụng công nghệ mới một cách hợp pháp và an toàn.

1.1. Văn hóa chuyển đổi số và con người

Một trong những rào cản lớn nhất trong quá trình chuyển đổi số không nằm ở công nghệ, mà chính là con người và văn hóa doanh nghiệp. Việc thay đổi tư duy, thái độ và hành vi của nhân sự là yếu tố tiên quyết quyết định thành bại. Nếu tổ chức không xây dựng được một môi trường học hỏi liên tục, chấp nhận cái mới và linh hoạt thích nghi, thì mọi nỗ lực về công nghệ cũng trở nên vô nghĩa. Văn hóa số không chỉ là khẩu hiệu đó là sự thay đổi từ bên trong tổ chức.

• Tư duy cũ không còn phù hợp: Nhiều lãnh đạo và nhân sự cấp trung vẫn duy trì thói quen làm việc truyền thống, gây cản trở việc áp dụng công nghệ mới.
• Thiếu năng lực số trong nội bộ: Đội ngũ nhân viên thiếu kỹ năng số, không được đào tạo bài bản khiến quá trình triển khai công nghệ gặp nhiều trở ngại.
• Thiếu niềm tin và động lực: Chuyển đổi số đôi khi bị xem là mối đe dọa thay vì cơ hội, tạo nên tâm lý e dè, sợ mất việc trong nhân sự.
• Văn hóa “ngại thay đổi” ăn sâu: Một số doanh nghiệp không có cơ chế thưởng – phạt hoặc cơ chế khuyến khích đổi mới, khiến tinh thần đổi mới bị chậm lại.

1.2. Hệ thống công nghệ & hạ tầng tích hợp

Chuyển đổi số đòi hỏi nền tảng công nghệ đủ mạnh, ổn định và linh hoạt để hỗ trợ mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn vận hành trên các hệ thống rời rạc, lỗi thời, không thể kết nối với nhau. Việc thiếu hụt hạ tầng công nghệ dẫn đến chi phí đầu tư cao, khó bảo trì và làm chậm tiến trình số hóa. Một chiến lược chuyển đổi số thành công bắt buộc phải có nền tảng công nghệ đồng bộ và tích hợp hiệu quả.

• Hệ thống cũ không thể mở rộng: Các phần mềm quản lý nội bộ được xây dựng từ nhiều năm trước không đáp ứng nhu cầu hiện tại.
• Thiếu tích hợp giữa các phòng ban: Dữ liệu và công nghệ hoạt động riêng lẻ, không liên kết giữa các bộ phận dẫn đến rối loạn thông tin.
• Chi phí đầu tư hạ tầng cao: Nhiều SME gặp khó khi phải đầu tư lại toàn bộ hệ thống IT từ đầu, bao gồm cả phần mềm, phần cứng, bảo mật.
• Khó chọn nền tảng phù hợp: Trên thị trường có quá nhiều giải pháp, khiến doanh nghiệp phân vân không biết nên bắt đầu từ đâu.

1.3. Quản trị dữ liệu & phân tích

Trong thời đại số, dữ liệu chính là tài sản quý giá nhất. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp SME tại Việt Nam chưa có chiến lược khai thác và quản trị dữ liệu hiệu quả. Việc dữ liệu bị phân mảnh, sai lệch hoặc không được phân tích dẫn đến việc ra quyết định thiếu chính xác, phản ứng chậm với thị trường và mất lợi thế cạnh tranh. Doanh nghiệp cần xây dựng khả năng thu thập – lưu trữ – phân tích dữ liệu bài bản nếu muốn tận dụng toàn bộ sức mạnh từ công nghệ.

• Dữ liệu phân tán và thiếu chuẩn hóa: Mỗi phòng ban sử dụng một hệ thống lưu trữ khác nhau khiến việc tổng hợp trở nên phức tạp.
• Thiếu công cụ phân tích chuyên sâu: Doanh nghiệp chủ yếu ra quyết định dựa vào kinh nghiệm thay vì dữ liệu phân tích khoa học.
• Không có chiến lược khai thác dữ liệu: Dữ liệu bị “đắp chiếu”, không được xử lý để tạo ra insight có giá trị.
• Rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư: Việc thu thập dữ liệu khách hàng mà không tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật có thể dẫn đến vi phạm pháp luật.

1.4. Quy trình và mô hình kinh doanh

Chuyển đổi số không chỉ là số hóa quy trình, công việc hiện tại mà còn là tái thiết lại toàn bộ quy trình và mô hình kinh doanh theo cách hiệu quả hơn. Nhiều doanh nghiệp gặp khó vì vẫn duy trì các quy trình thủ công, phức tạp, thiếu linh hoạt và không phù hợp với hành vi tiêu dùng mới. Việc không dám đổi mới mô hình khiến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển, đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

• Quy trình rườm rà, chồng chéo: Gây lãng phí thời gian và làm giảm hiệu suất hoạt động nội bộ.

• Thiếu quy trình chuẩn hóa: Mỗi nhân viên làm một kiểu khiến việc đo lường, đánh giá trở nên khó khăn.
• Không thích ứng với mô hình kinh doanh mới: Nhiều SME chưa chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình online/hybrid dù thị trường đã thay đổi.
• Không khai thác các mô hình kinh doanh số: Chưa tận dụng mô hình SaaS, D2C, Platform... để mở rộng quy mô và giảm chi phí vận hành.

1.5. Hành lang pháp lý và chính sách hỗ trợ

Dù Nhà nước đã có những chính sách thúc đẩy chuyển đổi số, nhưng hành lang pháp lý tại Việt Nam vẫn đang trong quá trình hoàn thiện. Điều này tạo ra sự lúng túng cho doanh nghiệp khi triển khai các giải pháp công nghệ mới, đặc biệt là liên quan đến dữ liệu, bảo mật, hợp đồng điện tử hay thương mại số. SME cần được hỗ trợ rõ ràng hơn để an tâm đầu tư và mở rộng chuyển đổi số một cách bài bản, minh bạch.

• Luật pháp chưa bắt kịp công nghệ: Nhiều công nghệ mới (AI, Blockchain, dữ liệu lớn...) chưa có khung pháp lý cụ thể.
• Thiếu chính sách ưu đãi rõ ràng: Doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa được tiếp cận đủ các gói hỗ trợ về tài chính, đào tạo, tư vấn chuyển đổi số.
• Thủ tục hành chính còn phức tạp: Các thủ tục đăng ký, phê duyệt giải pháp công nghệ vẫn rườm rà, chưa được số hóa triệt để.
• Thiếu hướng dẫn thực thi rõ ràng: Nhiều doanh nghiệp không biết bắt đầu từ đâu, triển khai theo tiêu chuẩn nào để đảm bảo tuân thủ.

2. Các vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi chuyển đổi số

Chuyển đổi số không còn là lựa chọn, mà là bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong thời đại số. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đặc biệt là nhóm SME vẫn loay hoay, thậm chí thất bại trong quá trình triển khai. 

 Các vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi chuyển đổi số:

• Thiếu chiến lược rõ ràng: Doanh nghiệp chuyển đổi số nhưng không có lộ trình cụ thể, mục tiêu mơ hồ, dẫn đến triển khai thiếu định hướng và không tạo ra giá trị thực.
• Thiếu nhân lực và văn hóa số: Đội ngũ chưa sẵn sàng về kỹ năng công nghệ, tư duy đổi mới và chưa hình thành văn hóa số trong nội bộ, khiến quá trình triển khai bị trì trệ.
• Dữ liệu phân tán, rời rạc: Thông tin bị chia cắt theo từng phòng ban, không có hệ thống phân tích và khai thác dữ liệu, làm giảm hiệu quả trong ra quyết định.
• Hạ tầng công nghệ thiếu đồng bộ: Hệ thống CNTT rời rạc, phần mềm không liên thông, chi phí duy trì cao và khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
• Đo lường chưa hiệu quả: Không có KPI rõ ràng, thiếu công cụ đánh giá và theo dõi tiến độ, khiến doanh nghiệp không biết chuyển đổi số đang hiệu quả đến đâu.

2.1. Thiếu chiến lược chuyển đổi số rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số nhưng không có một lộ trình rõ ràng, thiếu mục tiêu cụ thể và chưa xác định được ưu tiên cần triển khai. Việc chạy theo xu hướng công nghệ mà không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn dẫn đến lãng phí nguồn lực và không tạo ra giá trị bền vững. Một chiến lược bài bản là nền tảng cốt lõi để chuyển đổi số thành công.

• Không có tầm nhìn dài hạn: Doanh nghiệp chỉ tập trung vào những cải tiến nhỏ lẻ, ngắn hạn mà không gắn kết với chiến lược tổng thể.
• Thiếu đánh giá năng lực nội tại: Không biết bắt đầu từ đâu, không phân tích được điểm mạnh – điểm yếu về công nghệ, nhân sự, quy trình hiện tại.
• Sao chép mô hình bên ngoài: Doanh nghiệp thường lấy chiến lược của doanh nghiệp khác mà không điều chỉnh theo thực tế nội bộ.
• Lúng túng khi lựa chọn công nghệ: Không xác định được công nghệ nào phù hợp với mục tiêu kinh doanh và quy mô hiện tại.

2.2. Thiếu nguồn nhân lực số và văn hoá số

Con người là trung tâm của chuyển đổi số, nhưng đây cũng là điểm yếu của phần lớn doanh nghiệp SME hiện nay. Thiếu đội ngũ có năng lực công nghệ, thiếu kỹ năng số, và đặc biệt là thiếu tư duy đổi mới khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai và vận hành hệ thống công nghệ mới.

• Đội ngũ không có kỹ năng số: Nhân viên chưa được đào tạo bài bản về công nghệ, quy trình số hoặc các công cụ mới.
• Ngại thay đổi và không sẵn sàng học hỏi: Văn hóa doanh nghiệp chưa khuyến khích đổi mới sáng tạo hoặc học tập liên tục.
• Lãnh đạo chưa dẫn dắt bằng tư duy số: Nhiều nhà quản lý vẫn giữ tư duy truyền thống, không thực sự đồng hành cùng quá trình chuyển đổi.
• Không có chính sách phát triển nhân sự số: Thiếu kế hoạch đào tạo, tuyển dụng hoặc giữ chân nhân tài có năng lực số.

2.3. Dữ liệu phân tán, thiếu kết nối

Dữ liệu là tài sản chiến lược, nhưng rất nhiều doanh nghiệp đang lãng phí hoặc sử dụng kém hiệu quả nguồn lực này. Hệ thống lưu trữ rời rạc, không tích hợp và thiếu chuẩn hóa khiến dữ liệu không thể hỗ trợ ra quyết định hoặc thúc đẩy tăng trưởng. Không làm chủ được dữ liệu đồng nghĩa với việc mất đi lợi thế cạnh tranh.

• Dữ liệu bị "chia cắt" theo từng phòng ban: Không có hệ thống trung tâm để thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu toàn công ty.
• Thiếu tiêu chuẩn đồng nhất: Mỗi bộ phận lưu trữ và định nghĩa dữ liệu theo cách riêng, gây khó khăn khi xử lý.
• Không có công cụ phân tích dữ liệu: Chủ yếu ra quyết định dựa vào cảm tính hoặc kinh nghiệm, thay vì dựa trên insight từ dữ liệu.
• Khó tích hợp với phần mềm mới: Khi triển khai phần mềm mới, dữ liệu cũ không được đồng bộ khiến phát sinh lỗi và chậm tiến độ.

2.4. Thiếu sự đồng bộ trong hạ tầng công nghệ

Một hệ sinh thái công nghệ hiệu quả đòi hỏi các phần mềm, phần cứng và nền tảng số phải kết nối liền mạch với nhau. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp triển khai rời rạc, không theo kiến trúc tổng thể, dẫn đến việc hệ thống chồng chéo, kém hiệu quả và khó mở rộng trong tương lai.

• Phần mềm vận hành độc lập: Mỗi bộ phận dùng một công cụ khác nhau, không thể chia sẻ dữ liệu hoặc tích hợp quy trình.
• Không có nền tảng trung tâm (core system): Thiếu một hệ thống quản lý tập trung như hệ thống ERP, CRM hoặc nền tảng dữ liệu dùng chung.
• Chi phí bảo trì, nâng cấp cao: Do dùng nhiều hệ thống rời rạc nên mỗi lần thay đổi phải cập nhật toàn bộ, gây tốn kém và mất thời gian.
• Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Khi quy mô tăng lên, hệ thống cũ không đáp ứng được nhu cầu vận hành mới.

2.5. Đo lường và đánh giá chuyển đổi số chưa hiệu quả

Chuyển đổi số không chỉ là triển khai, mà còn cần được đo lường, đánh giá để tối ưu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua bước quan trọng này, khiến việc triển khai chỉ mang tính hình thức, không đo đếm được hiệu quả thực sự. Thiếu chỉ số rõ ràng dẫn đến thiếu định hướng điều chỉnh và cải tiến.

• Không xác định KPIs cho chuyển đổi số: Không có thước đo cụ thể để đánh giá mức độ thành công của từng giai đoạn.
• Không theo dõi hiệu quả theo thời gian: Thiếu công cụ hoặc quy trình theo dõi liên tục để đánh giá tiến độ và điều chỉnh kịp thời.
• Không gắn chuyển đổi số với kết quả kinh doanh: Hiệu quả chuyển đổi số không được phản ánh qua tăng trưởng doanh thu, khách hàng hoặc năng suất.
• Báo cáo thủ công, thiếu chính xác: Do không có hệ thống dashboard trực quan nên doanh nghiệp không có cái nhìn tổng thể và tức thời.

3. Muốn chuyển đổi số thành công doanh nghiệp cần làm gì

Chuyển đổi số không phải là một dự án ngắn hạn mà là một hành trình dài hạn, cần sự dẫn dắt chiến lược, đầu tư bài bản và sự cam kết từ toàn bộ tổ chức. Doanh nghiệp không thể “đổi số” thành công chỉ bằng cách mua phần mềm hay áp dụng công nghệ đơn lẻ. Thay vào đó, cần có cách tiếp cận toàn diện, từ chiến lược, con người, dữ liệu đến công nghệ và mô hình vận hành. 

Doanh nghiệp cần làm gì để chuyển đổi số thành công:

• Xây dựng chiến lược và lộ trình rõ ràng: Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể, đánh giá hiện trạng và lập kế hoạch chuyển đổi theo từng giai đoạn để tránh lãng phí và rủi ro.
• Lãnh đạo dẫn dắt & xây văn hóa số: Sự cam kết và truyền cảm hứng từ lãnh đạo là yếu tố tiên quyết để xây dựng tinh thần đổi mới và thúc đẩy toàn bộ tổ chức chuyển đổi.
• Chuẩn hóa hạ tầng công nghệ & khả năng tích hợp: Cần thay thế hệ thống cũ, xây dựng nền tảng công nghệ đồng bộ, linh hoạt, tích hợp tốt và đảm bảo an toàn bảo mật toàn diện.
• Xây dựng chiến lược dữ liệu bài bản: Doanh nghiệp cần chuẩn hóa, kết nối và phân tích dữ liệu hiệu quả để ra quyết định chính xác và vận hành theo hướng “data-driven”.
• Đào tạo năng lực số cho nhân sự: Đầu tư vào đào tạo kỹ năng công nghệ, tư duy số và sử dụng công cụ mới giúp đội ngũ chủ động, thích nghi và tạo giá trị thực từ chuyển đổi số.
• Thay đổi mô hình vận hành linh hoạt: Doanh nghiệp cần tái cấu trúc quy trình, tổ chức và mô hình kinh doanh để phù hợp với công nghệ mới và hành vi tiêu dùng hiện đại.

 1 - Xây dựng chiến lược và lộ trình chuyển đổi rõ ràng

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khiến chuyển đổi số thất bại là doanh nghiệp “làm trước – tính sau”, thiếu chiến lược tổng thể và lộ trình bài bản. Khi đó, chuyển đổi số dễ trở thành những dự án rời rạc, thiếu gắn kết, tốn chi phí mà không mang lại hiệu quả thực tế.

• Xác định mục tiêu chuyển đổi số gắn với mục tiêu kinh doanh: Trước khi nghĩ đến công nghệ nào sẽ được triển khai, doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: “Chúng ta đang muốn giải quyết vấn đề gì?”, nâng cao hiệu quả vận hành, tăng trải nghiệm khách hàng, hay mở rộng thị trường? 
• Đánh giá hiện trạng và khoảng cách số: Trước khi bắt đầu, cần tiến hành đánh giá toàn diện hệ thống hiện tại bao gồm con người, quy trình, dữ liệu, và công nghệ. Việc này giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và khoảng cách cần lấp đầy trong quá trình chuyển đổi.
• Xây dựng lộ trình theo từng giai đoạn: Doanh nghiệp không cần “chuyển đổi tất cả trong một lần”. Một lộ trình thông minh là chia nhỏ theo giai đoạn, thử nghiệm - đo lường - điều chỉnh trước khi nhân rộng toàn hệ thống. Điều này giúp kiểm soát rủi ro và tối ưu chi phí.

2 - Lãnh đạo phải dẫn dắt & xây văn hóa số trong tổ chức

Chuyển đổi số bắt đầu từ người lãnh đạo và lan tỏa đến toàn bộ đội ngũ. Lãnh đạo không chỉ ra quyết định đầu tư công nghệ, mà còn là người dẫn dắt văn hóa đổi mới, thúc đẩy học hỏi và tạo động lực cho nhân viên vượt qua nỗi sợ thay đổi.

3 - Chuẩn hóa hạ tầng công nghệ và khả năng tích hợp

Không có hạ tầng vững chắc, mọi công nghệ đều là “phần nổi của tảng băng chìm”. Doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng công nghệ ổn định, đồng bộ và linh hoạt vì hệ thống càng rời rạc, chi phí càng cao và rủi ro càng lớn khi mở rộng.

• Thay thế hệ thống cũ kỹ, không còn phù hợp: Rất nhiều doanh nghiệp hiện vẫn sử dụng những phần mềm nội bộ lỗi thời, không còn được cập nhật, hoặc không thể tích hợp với các nền tảng khác.
• Xây dựng hệ sinh thái công nghệ kết nối đa chiều: Bao gồm hệ thống ERP (quản trị tổng thể), CRM (quản lý khách hàng), DMS (quản lý phân phối), HRM (quản trị nhân sự)... được kết nối và đồng bộ trên nền tảng chung.
• Lựa chọn các giải pháp công nghệ mở: Nên ưu tiên nền tảng có khả năng tích hợp API, dễ mở rộng và linh hoạt, giúp doanh nghiệp không bị “khóa chết” bởi nhà cung cấp.
• Đầu tư vào bảo mật và an toàn dữ liệu: Càng nhiều hệ thống, càng nhiều điểm dễ bị tấn công. Bảo mật cần được thiết kế từ đầu, không chỉ là “phản ứng sau sự cố”.

4 - Xây dựng chiến lược dữ liệu bài bản

Dữ liệu là tài sản vô hình giá trị nhất trong thời đại số, nhưng cũng là thứ dễ bị bỏ quên nếu không được quản trị đúng cách. Một chiến lược dữ liệu tốt giúp doanh nghiệp hiểu khách hàng, tối ưu vận hành và ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

• Chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều nguồn rời rạc: Hiện nay nhiều doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu theo kiểu “cát cứ” từng phòng ban, gây khó khăn trong tổng hợp và phân tích. Cần thống nhất định dạng, luồng dữ liệu và cách tổ chức lưu trữ từ đầu.
• Ứng dụng công nghệ phân tích dữ liệu và AI: Dữ liệu thô cần được chuyển hóa thành thông tin – insight – dự báo. Các công cụ như Power BI, Looker, Tableau có thể giúp trực quan hóa và khai phá giá trị thật sự từ dữ liệu.
• Xây dựng tổ chức hướng dữ liệu (Data-driven Organization): Từ lãnh đạo đến nhân viên đều cần có tư duy và khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân.

5 - Đào tạo năng lực số cho nhân sự

Không có nhân lực số thì công nghệ dù hiện đại cũng vô nghĩa. Doanh nghiệp cần đào tạo liên tục để nhân viên có thể sử dụng thành thạo các công cụ mới, hiểu tư duy số và đóng vai trò tích cực trong hành trình chuyển đổi.

6 - Thay đổi mô hình vận hành để thích nghi với công nghệ mới

Công nghệ mới không thể phát huy nếu doanh nghiệp vẫn duy trì cách vận hành cũ. Để chuyển đổi số thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần dũng cảm điều chỉnh, thậm chí “đập đi xây lại” quy trình, mô hình kinh doanh cho phù hợp với bối cảnh mới.

• Tái thiết kế quy trình theo hướng tinh gọn và tự động hóa: Loại bỏ các bước thủ công, giấy tờ dư thừa, thay thế bằng quy trình tự động, đo lường được và dễ mở rộng.
• Chuyển từ mô hình truyền thống sang hybrid: Kết hợp vận hành offline và online, như bán hàng đa kênh, chăm sóc khách hàng qua nền tảng số, đào tạo từ xa...
• Tận dụng các mô hình kinh doanh số: Doanh nghiệp có thể phát triển thêm kênh bán hàng D2C (direct-to-consumer), nền tảng thành viên (membership platform), mô hình SaaS hoặc marketplace tùy vào ngành nghề.
• Thiết lập hệ thống đo lường hiệu quả theo tiêu chuẩn số: KPI, OKR cần thay đổi phù hợp với mục tiêu mới, tập trung vào trải nghiệm người dùng, tốc độ phản hồi thị trường và hiệu suất tự động hóa.

4. Các giải pháp chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp SME

Đối với các doanh nghiệp SME, chuyển đổi số không cần bắt đầu bằng những công nghệ đắt tiền hay hệ thống phức tạp. Điều quan trọng là chọn đúng giải pháp phù hợp với nhu cầu, quy mô và giai đoạn phát triển. 

5 phương pháp chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp: 

• Số hóa quy trình vận hành nội bộ: Giúp doanh nghiệp tăng tốc, giảm sai sót và quản lý hiệu quả hơn thông qua phần mềm công việc, quản trị nhân sự, chữ ký số và workflow tự động.
• Tự động hóa bán hàng & marketing: Tối ưu quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng nhờ CRM, email automation, chatbot AI và kết nối đa kênh giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh.
• Quản trị tài chính & kế toán bằng công nghệ: Tăng tính minh bạch, kiểm soát dòng tiền và hỗ trợ ra quyết định tài chính nhanh – chính xác hơn qua phần mềm kế toán, dashboard tài chính và hóa đơn điện tử.
• Chuyển đổi số kênh bán hàng & TMĐT: Mở rộng thị trường, tiết kiệm chi phí bán hàng nhờ website chuyên nghiệp, sàn TMĐT, phân tích hành vi khách hàng và tích hợp thanh toán – giao vận.
• Ứng dụng AI & dữ liệu trong ra quyết định: Tận dụng AI để phân tích dữ liệu, dự báo doanh thu, quản lý nhân sự và tạo nội dung marketing thông minh.

4.1. Số hóa quy trình vận hành nội bộ

Số hóa quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp tăng tốc độ làm việc, giảm sai sót và dễ dàng mở rộng quy mô. Đây là bước đầu tiên cần thực hiện để tạo nền tảng chuyển đổi số toàn diện, từ vận hành đến quản trị.

• Ứng dụng phần mềm quản lý công việc: Giúp phân công, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc theo thời gian thực.
• Tự động hóa quy trình bằng workflow số: Các quy trình như duyệt đơn từ, thanh toán, yêu cầu vật tư... đều có thể được số hóa và xử lý nhanh hơn gấp nhiều lần.
• Triển khai hệ thống quản lý nhân sự (HRM): Giúp chấm công online, quản lý hiệu suất, tính lương và đánh giá KPI theo thời gian thực.
• Sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử: Giảm thời gian và chi phí in ấn, ký tá đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động đa chi nhánh.

4.2. Tự động hóa hoạt động bán hàng và marketing

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp cần tự động hóa các hoạt động tiếp cận, chăm sóc, giữ chân khách hàng. Các giải pháp AI và Martech có thể giúp doanh nghiệp SME tối ưu hiệu suất bán hàng với chi phí thấp hơn so với cách làm truyền thống.

• CRM – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng: Giúp lưu trữ thông tin, theo dõi lịch sử giao dịch và cá nhân hóa kịch bản chăm sóc khách hàng.
• Email marketing automation: Tự động gửi email theo hành vi, phân khúc khách hàng, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi mà không cần đội ngũ lớn.
• AI Chatbot chăm sóc khách hàng: Giải đáp nhanh, hoạt động 24/7, giúp giảm tải cho đội ngũ chăm sóc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Kết nối đa kênh (omnichannel): Đồng bộ dữ liệu khách hàng giữa Facebook, Zalo, Website, sàn TMĐT để tiếp cận khách hàng đúng lúc, đúng nhu cầu.

4.3. Quản trị tài chính và kế toán bằng công nghệ

Tài chính – kế toán là xương sống vận hành doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ vào bộ phận này giúp minh bạch hóa dòng tiền, dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh và ra quyết định tài chính chính xác hơn.

• Phần mềm kế toán tự động (MISA, Fast, Bravo): Ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ theo thời gian thực, kết nối với ngân hàng số và hệ thống bán hàng.
• Công cụ lập ngân sách và kiểm soát chi phí: Giúp doanh nghiệp SME chủ động theo dõi ngân sách theo từng phòng ban, dự án.
• Tích hợp thanh toán điện tử và hoá đơn số: Tăng tính minh bạch, thuận tiện và giảm rủi ro sai sót trong quy trình tài chính.
• Dashboard tài chính trực quan: Giúp nhà quản lý theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng (P&L, cash flow, ROI...) trên một màn hình duy nhất.

4.4. Chuyển đổi số kênh bán hàng và thương mại điện tử

Xu hướng tiêu dùng online buộc doanh nghiệp SME phải hiện diện và kinh doanh hiệu quả trên nền tảng số. Việc mở rộng kênh bán hàng số sẽ giúp tiếp cận nhiều khách hàng hơn, tối ưu chi phí bán hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh.

• Xây dựng website bán hàng chuyên nghiệp: Website là “cửa hàng online” quan trọng, giúp tăng độ tin cậy và chủ động trong bán hàng.
• Tích hợp sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki...): Mở rộng kênh phân phối, tiếp cận hàng triệu người dùng mà không cần đầu tư mặt bằng.
• Ứng dụng công cụ phân tích hành vi khách hàng: Sử dụng heatmap, Google Analytics, pixel để đo lường và tối ưu trải nghiệm mua sắm.
• Triển khai thanh toán và vận chuyển tích hợp: Kết nối đơn vị vận chuyển và cổng thanh toán giúp quy trình từ  đặt hàng đến thu tiền tự động, liền mạch.

4.5. Ứng dụng AI và dữ liệu trong ra quyết định

AI và phân tích dữ liệu không còn là “chuyện của tập đoàn lớn”. Ngày nay, nhiều công cụ AI thân thiện, chi phí hợp lý có thể giúp doanh nghiệp SME dự báo xu hướng, hiểu khách hàng và tối ưu hoạt động vận hành một cách thông minh hơn.

• Phân tích dữ liệu khách hàng bằng AI: Giúp hiểu rõ nhu cầu, hành vi mua sắm, từ đó cá nhân hóa chiến dịch tiếp thị hiệu quả hơn.
• Dự báo doanh thu và tồn kho: Dựa trên dữ liệu bán hàng quá khứ và xu hướng thị trường, AI có thể giúp dự đoán nhu cầu và điều chỉnh hàng tồn hợp lý.
• AI hỗ trợ tuyển dụng và quản lý nhân sự: Sàng lọc CV tự động, phân tích hành vi ứng viên, đánh giá hiệu suất theo dữ liệu.
• Ứng dụng AI trong sáng tạo nội dung marketing: Tạo bài viết, hình ảnh, video quảng cáo cá nhân hóa với chi phí thấp và tốc độ nhanh hơn.

Chuyển đổi số không phải là một dự án công nghệ đơn lẻ mà là quá trình thay đổi toàn diện từ tư duy, quy trình đến cách doanh nghiệp vận hành. Qua bài viết trên, AI First mong rằng có thể giúp doanh nghiệp cần chủ động nhìn nhận lại năm vấn đề cốt lõi của chuyển đổi số, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp với nguồn lực và mục tiêu phát triển.