CÁC GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HOÁ HIỆN ĐẠI CHO DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, giải pháp tự động hóa đang trở thành chìa khóa giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng trưởng bền vững. Trong bài viết này, AI First sẽ cùng các doanh nghiệp tìm hiểu về các giải pháp tự động hoá thông minh, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.

Những điểm đáng chú ý trong bài viết:

• Khái niệm giải pháp tự động hoá.
• Lợi ích cốt lõi mà tự động hoá đem lại cho doanh nghiệp.
• Những doanh nghiệp cần áp dụng giải pháp tự động hoá.
• Lộ trình tự động hoá theo mức độ trưởng thành của doanh nghiệp: Chuẩn hóa vận hành, bán tự động hoá, tự động hoá hoàn chỉnh, tự động hoá thông minh với AI.
• Các nhóm giải pháp tự động hoá phổ biến hiện nay: Tự động hoá marketing, tự động hoá bán hàng, tự động hoá vận hành, tự động hoá dịch vụ khách hàng, tự động hoá tài chính - kế toán.
• Các công cụ hỗ trợ giải pháp tự động hoá.
• Những thách thức khi áp dụng giải pháp tự động hoá
• Doanh nghiệp nên tự triển khai hay thuê đơn vị tư vấn?

1. Giải pháp tự động hoá là gì?

Giải pháp tự động hóa (Automation Solution) là việc ứng dụng công nghệ đặc biệt là phần mềm, máy móc và trí tuệ nhân tạo (AI) để thay thế hoặc hỗ trợ con người thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong quy trình kinh doanh, vận hành và sản xuất. Mục tiêu của tự động hóa là giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí nhân sự và tăng tốc độ xử lý công việc.

2. Lợi ích cốt lõi mà tự động hóa mang lại cho SME

Việc ứng dụng giải pháp tự động hóa không chỉ là xu hướng chuyển đổi số, mà còn là “đòn bẩy” chiến lược giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) nâng cao hiệu suất, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà tự động hóa mang lại cho SME:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Tự động hóa giúp doanh nghiệp loại bỏ các quy trình thủ công, rút ngắn thời gian xử lý công việc, đồng thời giảm thiểu chi phí lãng phí do lỗi con người hoặc quy trình rườm rà.
• Giảm phụ thuộc vào nhân sự thủ công: Doanh nghiệp không còn bị kẹt vì thiếu người làm việc. Các hệ thống tự động có thể thay thế con người thực hiện các tác vụ lặp lại như nhập liệu, gửi email, xử lý đơn hàng,... đảm bảo hoạt động luôn diễn ra ổn định kể cả khi thiếu nhân sự.
• Tăng tốc độ phản hồi khách hàng: Với các công cụ như AI chatbot, hệ thống CRM tự động chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp có thể phản hồi ngay lập tức các yêu cầu, cải thiện trải nghiệm và giữ chân khách hàng tốt hơn.
• Tối ưu dòng tiền và kiểm soát tài chính hiệu quả: Hệ thống tự động hóa giúp theo dõi chi phí và doanh thu theo thời gian thực, phát hiện sớm các lỗ hổng trong quản lý tài chính, từ đó đưa ra quyết định chi tiêu và đầu tư hợp lý hơn.
• Ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu: Các nền tảng tự động hóa tích hợp tính năng phân tích dữ liệu thông minh, cung cấp cho lãnh đạo SME cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động từ marketing, bán hàng đến tài chính để đưa ra quyết định chính xác, không cảm tính.

3. Doanh nghiệp nào cần áp dụng giải pháp tự động hoá

Trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh chóng, nhân sự ngày càng khó giữ ổn định và chi phí vận hành leo thang, giải pháp tự động hóa không chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn mà còn đặc biệt cần thiết cho các doanh nghiệp SME. 

Dưới đây là những nhóm doanh nghiệp nên ưu tiên ứng dụng tự động hóa càng sớm càng tốt:

• Doanh nghiệp có quy trình vận hành phức tạp, nhiều tác vụ lặp đi lặp lại
• Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh nhưng khó mở rộng nhân sự
• Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý tài chính, dòng tiền
• Doanh nghiệp phụ thuộc vào đội ngũ sale hoặc marketing thủ công
• Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu

3.1. Doanh nghiệp có quy trình vận hành phức tạp, nhiều tác vụ lặp đi lặp lại

Các công ty thường xuyên phải xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý kho, kế toán,... bằng phương pháp thủ công sẽ dễ bị quá tải và sai sót. Tự động hóa giúp chuẩn hóa quy trình và giảm lỗi do con người.

3.2. Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh nhưng khó mở rộng nhân sự

Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp cần hệ thống vững chắc để vận hành hiệu quả mà không phụ thuộc vào việc liên tục tuyển thêm người. Giải pháp tự động hóa giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không tăng tỷ lệ chi phí tương ứng.

3.3. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý tài chính, dòng tiền

Nếu bạn đang đối mặt với tình trạng thất thoát ngân sách, không kiểm soát được chi tiêu từng bộ phận hay dòng tiền không rõ ràng, hệ thống tự động hóa tài chính và kế toán là lựa chọn thiết yếu để tối ưu dòng tiền.

3.4. Doanh nghiệp phụ thuộc vào đội ngũ sale hoặc marketing thủ công

Việc chăm sóc khách hàng, gửi email thủ công, thiếu hệ thống quản lý và nuôi dưỡng khách hàng đang khiến bạn mất cơ hội? Doanh nghiệp này nên bắt đầu với các công cụ tự động hóa marketing, bán hàng để tăng tốc độ và khả năng chuyển đổi.

3.5. Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu

Nhiều doanh nghiệp truyền thống muốn đổi mới mô hình sang online nhưng thiếu công cụ phù hợp. Bắt đầu với tự động hóa là bước khởi đầu thông minh, giúp tăng hiệu suất, số hóa dữ liệu và xây dựng nền tảng chuyển đổi số vững chắc.

4. Lộ trình tự động hoá theo mức độ trưởng thành của doanh nghiệp

Tự động hoá không phải là một công cụ “cài vào là xong”, mà là một lộ trình chiến lược gắn liền với quá trình phát triển và trưởng thành của doanh nghiệp. Mỗi giai đoạn trong hành trình này đòi hỏi một mức độ sẵn sàng khác nhau về quy trình, con người, công nghệ và dữ liệu.

Dưới đây là 4 giai đoạn tự động hoá phổ biến, giúp doanh nghiệp SME hình dung rõ lộ trình triển khai phù hợp với thực tế vận hành của mình.

• Giai đoạn 1: Chuẩn hóa (Standardization)
• Giai đoạn 2: Bán tự động (Semi-automation)
• Giai đoạn 3: Tự động hoá hoàn chỉnh (Full automation)
• Giai đoạn 4: Tự động hoá thông minh (AI Automation)

Giai đoạn 1: Chuẩn hóa vận hành (Standardization)

Đây là giai đoạn nền tảng và bắt buộc trước khi doanh nghiệp nghĩ đến việc ứng dụng bất kỳ công cụ công nghệ nào. Không có sự chuẩn hóa, tự động hóa sẽ chỉ khiến hỗn loạn tăng lên.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần:

• Xây dựng và thống nhất hệ thống SOP (Standard Operating Procedure) quy trình vận hành chuẩn cho các phòng ban: bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, kế toán, nhân sự…
• Thiết lập hệ thống lưu trữ và chuẩn hóa dữ liệu nội bộ bao gồm dữ liệu khách hàng, dữ liệu bán hàng, dữ liệu tài chính…
• Tái đào tạo đội ngũ nhân sự để làm việc theo quy trình chuẩn, đảm bảo các bước công việc nhất quán và dễ đo lường.

Mục tiêu của giai đoạn này là giúp doanh nghiệp chuyển từ vận hành cảm tính sang vận hành theo hệ thống, từ đó tạo nền tảng vững chắc để triển khai công nghệ sau này.

Giai đoạn 2: Bán tự động hóa (Semi-automation)

Sau khi đã chuẩn hóa các quy trình vận hành cơ bản, doanh nghiệp có thể bắt đầu ứng dụng các công cụ đơn lẻ để giảm tải các tác vụ lặp đi lặp lại trong công việc hàng ngày. Đây được xem là bước chuyển tiếp giữa thủ công và tự động hóa hoàn chỉnh.

Các ứng dụng phổ biến trong giai đoạn bán tự động gồm:

• Workflow Automation: Thiết lập luồng công việc tự động như phê duyệt đề xuất, xin nghỉ, duyệt ngân sách, chuyển giao công việc giữa các bộ phận…
• Email Automation: Gửi email chăm sóc khách hàng, email nuôi dưỡng lead, email kích hoạt lại khách hàng không hoạt động – tất cả theo các kịch bản định sẵn.
• CRM (Customer Relationship Management): Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng giúp lưu trữ thông tin, phân loại khách, ghi nhận lịch sử tương tác và nhắc lịch chăm sóc.

Giai đoạn này giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào con người, gia tăng hiệu suất và bắt đầu thu thập dữ liệu từ các công cụ để làm nền cho giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 3: Tự động hóa hoàn chỉnh (Full Automation)

Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp tiến hành kết nối và đồng bộ toàn bộ các hệ thống đã sử dụng nhằm xây dựng một chuỗi vận hành liền mạch, khép kín không cần sự can thiệp thủ công giữa các phòng ban.

• Tích hợp hệ thống bán hàngm marketing, chăm sóc khách hàng, tài chính – kế toán thông qua kết nối giữa CRM và ERP.
• Thiết lập phễu bán hàng tự động từ việc thu hút khách hàng tiềm năng, gửi nội dung nuôi dưỡng, chốt sale, đến chăm sóc sau bán.
• Ứng dụng các công cụ báo cáo tự động về doanh thu, chi phí, hiệu quả marketing, hoạt động nhân sự… theo thời gian thực giúp lãnh đạo nắm bắt được “sức khỏe” doanh nghiệp ngay lập tức.

Lúc này, doanh nghiệp giảm gần như hoàn toàn các thao tác thủ công trong quy trình vận hành, từ đó gia tăng năng suất, tiết kiệm chi phí, và giảm sai sót nội bộ.

Giai đoạn 4: Tự động hóa thông minh với AI (AI Automation)

Khi doanh nghiệp đã vận hành trơn tru bằng hệ thống tự động hóa toàn diện, đây là lúc nên triển khai AI vào hệ thống để tối ưu hiệu quả và hỗ trợ ra quyết định thông minh.

Các ứng dụng nổi bật của AI trong giai đoạn này bao gồm:

• AI Agents: Có khả năng điều phối công việc giữa các bộ phận, tự động nhận biết các nhiệm vụ ưu tiên, cảnh báo rủi ro, và đề xuất hướng xử lý cho người quản lý.
• AI phân tích dữ liệu doanh nghiệp: Dự đoán doanh thu, phân tích xu hướng thị trường, đánh giá hiệu suất nhân viên, xác định điểm rò rỉ trong dòng tiền hoặc chiến lược marketing.
• AI trong chăm sóc khách hàng: Chatbot học sâu, hỗ trợ giao tiếp tự nhiên, phản hồi theo hành vi người dùng và tạo trải nghiệm cá nhân hóa như một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
• AI tối ưu vận hành kho, chuỗi cung ứng và tài chính: Đưa ra dự báo tồn kho, lượng hàng cần nhập, thời điểm thanh toán… một cách thông minh dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp không chỉ “vận hành tối ưu”, mà còn có khả năng ra quyết định nhanh chóng, chính xác và linh hoạt theo dữ liệu thời gian thực. Đây chính là đích đến của các doanh nghiệp hiện đại trong thời đại AI.

5. Các nhóm giải pháp tự động hoá phổ biến hiện nay

Tự động hoá không còn là đặc quyền của các tập đoàn lớn. Ngày nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) hoàn toàn có thể ứng dụng các giải pháp tự động hóa theo từng bộ phận chức năng để tiết kiệm nguồn lực, tăng tốc tăng trưởng và giảm rủi ro vận hành. 

Dưới đây là 5 nhóm giải pháp phổ biến, dễ triển khai và mang lại hiệu quả nhanh chóng nhất hiện nay.

• Tự động hóa marketing (Marketing Automation)
• Tự động hóa bán hàng (Sales Automation)
• Tự động hoá vận hành
• Tự động hoá dịch vụ khách hàng 
• Tự động hoá tài chính - kế toán

5.1. Tự động hóa Marketing (Marketing Automation)

Tự động hóa marketing (Marketing automation) là việc ứng dụng phần mềm và công nghệ, đặc biệt là AI, để thay thế các công việc thủ công trong quy trình tiếp thị. Đây là bước nền quan trọng giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh mà không cần tăng mạnh chi phí nhân sự.

Các hoạt động được tự động hoá trong marketing bao gồm:

• Gửi email tự động theo hành vi khách hàng: Gửi các chiến dịch email dựa vào hành vi như đăng ký, mở email, tải tài liệu hay mua hàng.
• Đăng bài trên mạng xã hội theo lịch trình: Tự động lên lịch và xuất bản nội dung trên Facebook, Instagram, LinkedIn... theo kế hoạch định sẵn.
• Cá nhân hóa nội dung marketing: Tự động điều chỉnh nội dung, tiêu đề, hình ảnh cho phù hợp với từng nhóm khách hàng mục tiêu.
• Chấm điểm khách hàng tiềm năng (lead scoring): Dựa trên hành vi và mức độ tương tác, hệ thống tự xếp hạng lead để ưu tiên chăm sóc.
• Chạy quảng cáo remarketing tự động: Tái tiếp cận khách hàng từng truy cập website hoặc đã quan tâm sản phẩm bằng nội dung quảng cáo được cá nhân hóa.

5.2. Tự động hoá bán hàng (Sales Automation)

Tự động hoá bán hàng giúp hệ thống hóa quy trình bán từ tìm kiếm, tiếp cận, chốt đơn đến chăm sóc sau bán theo hướng chuẩn hóa và dễ mở rộng. Đây là công cụ thiết yếu để đội ngũ kinh doanh không mất thời gian vào các tác vụ hành chính mà tập trung vào tạo giá trị thực.

Các hoạt động được tự động hóa trong bán hàng bao gồm:

• Ghi nhận dữ liệu khách hàng vào hệ thống CRM: Tự động lưu lại toàn bộ thông tin, lịch sử tương tác của khách hàng từ nhiều kênh.
• Phân phối khách hàng về đúng nhân sự phụ trách: Dựa trên khu vực, sản phẩm hoặc năng lực sale, hệ thống tự chia khách.
• Nhắc lịch chăm sóc và follow-up khách hàng: Thiết lập nhắc việc tự động cho từng giai đoạn trong quy trình bán hàng.
• Cập nhật trạng thái đơn hàng, hợp đồng: Mỗi lần khách hàng chuyển bước, trạng thái trong CRM được cập nhật tự động.
• Tổng hợp báo cáo bán hàng theo thời gian thực: Tạo biểu đồ, số liệu về tỷ lệ chốt đơn, doanh thu, năng suất theo từng nhân viên.

5.3. Tự động hoá vận hành

Tự động hoá vận hành là bước nâng cấp toàn diện quy trình nội bộ, giúp giảm thời gian chờ đợi, hạn chế sai sót và tăng tốc độ xử lý công việc giữa các bộ phận. Đây là nhóm giải pháp giúp doanh nghiệp vận hành “mượt” hơn khi mở rộng quy mô.

Các hoạt động được tự động hoá trong vận hành bao gồm:

• Phê duyệt đề xuất nội bộ: Các đề xuất mua hàng, chi phí, hợp đồng… được tự động gửi lên người duyệt theo sơ đồ tổ chức.
• Giao việc và nhắc deadline: Hệ thống tự phân việc, đặt mốc thời gian hoàn thành và nhắc việc qua email hoặc phần mềm quản lý công việc.
• Điều phối đơn hàng và kho vận: Tự động cập nhật tồn kho, tạo phiếu xuất nhập và giao đơn tới bộ phận vận chuyển.
• Cảnh báo tồn kho vượt hoặc thiếu ngưỡng: Giúp phòng mua hàng/kho chủ động hành động trước khi xảy ra đứt hàng.
• Tổng hợp báo cáo hoạt động nội bộ: Tự động thống kê tiến độ công việc, tỷ lệ hoàn thành, chi phí vận hành theo tuần/tháng.

5.4. Tự động hoá dịch vụ khách hàng

Tự động hoá chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp SME duy trì trải nghiệm đồng nhất, kịp thời và chuyên nghiệp mà không cần đội ngũ CSKH lớn. Đây là giải pháp cực kỳ hữu ích trong môi trường kinh doanh đa kênh.

Các hoạt động được tự động hóa trong chăm sóc khách hàng bao gồm:

• Phản hồi tự động qua AI chatbot: Chatbot xử lý các câu hỏi thường gặp và tư vấn cơ bản 24/7 trên website, fanpage, Zalo.
• Thông báo trạng thái đơn hàng tự động: Gửi tin nhắn hoặc email xác nhận đơn hàng, giao hàng, đổi trả… mà không cần nhân viên thao tác.
• Khảo sát mức độ hài lòng sau mua: Gửi form khảo sát đánh giá dịch vụ sau 1-3 ngày kể từ khi hoàn tất giao dịch.
• Phân loại và chuyển tiếp yêu cầu: Hệ thống tự động nhận diện nội dung khách hỏi và chuyển đến đúng bộ phận hỗ trợ.
• Ghi nhận & phân tích phản hồi khách hàng: Tự động gắn tag, thống kê tỉ lệ khiếu nại, hài lòng để cải tiến dịch vụ.

5.5. Tự động hoá Tài chính – Kế toán 

Tự động hoá tài chính – kế toán giúp kiểm soát dòng tiền minh bạch, giảm thiểu sai sót số liệu và tiết kiệm đáng kể nguồn lực kế toán. Đây là yếu tố sống còn để CEO đưa ra quyết định nhanh và chính xác.

Các hoạt động được tự động hoá trong tài chính – kế toán bao gồm:

• Nhập liệu hóa đơn mua và bán tự động: Sử dụng công nghệ OCR để đọc hóa đơn giấy hoặc file PDF, cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán.
• Đối soát công nợ với ngân hàng, đối tác: Hệ thống tự kiểm tra các khoản thanh toán, đối chiếu với hợp đồng hoặc hoá đơn.
• Lập báo cáo tài chính định kỳ: Tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận, lên báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán theo lịch cố định.
• Nhắc lịch thanh toán hoặc thu nợ: Tự động gửi email/sms tới khách hàng hoặc nhà cung cấp trước hạn thanh toán.
• Phân tích dòng tiền và cảnh báo chi phí bất thường: Phát hiện khoản chi vượt kế hoạch và đưa ra gợi ý điều chỉnh kịp thời.

6. Các công cụ hỗ trợ giải pháp tự động hoá

Các công cụ tự động hóa là một phần quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là một số công cụ nổi bật có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc tự động hoá các công việc và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp.

Các công cụ hỗ trợ giải pháp tự động hoá:

• ActiveCampaign
• HubSpot CRM
• Meta Business Suite
• Power BI
• MISA
• Epoint

6.1. ActiveCampaign

ActiveCampaign là một công cụ tự động hoá marketing mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý các chiến dịch email marketing, tự động hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Với các tính năng thông minh và dễ sử dụng, ActiveCampaign giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả marketing cho doanh nghiệp.

Một số tính năng chính:

• Tự động hóa email marketing: Cho phép thiết kế và gửi email tự động đến khách hàng dựa trên hành vi và sở thích của họ.
• CRM tích hợp: Quản lý và theo dõi khách hàng tiềm năng, cải thiện mối quan hệ và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
• Tính năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ: Cung cấp báo cáo chi tiết về chiến dịch marketing, giúp theo dõi hiệu quả và đưa ra quyết định chính xác.
• Chăm sóc khách hàng tự động: Thiết lập các quy trình tự động để trả lời câu hỏi và hỗ trợ khách hàng 24/7.

6.2. HubSpot CRM

HubSpot CRM là một nền tảng quản lý quan hệ khách hàng miễn phí, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý mối quan hệ với khách hàng. Đây là công cụ lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, với các tính năng tự động hoá giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và tiếp thị.

Một số tính năng chính:

• Quản lý khách hàng hiệu quả: Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách chi tiết, dễ dàng truy cập và phân tích.
• Tự động hóa quy trình bán hàng: Tự động theo dõi các bước trong quy trình bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc.
• Hỗ trợ tích hợp đa kênh: Kết nối với các nền tảng khác như email, mạng xã hội và các công cụ marketing.

6.3. Meta Business Suite

Meta Business Suite là công cụ quản lý và tối ưu hóa các chiến dịch quảng cáo trên nền tảng Facebook và Instagram. Công cụ này giúp doanh nghiệp tự động hoá quy trình quảng cáo, theo dõi và phân tích hiệu quả chiến dịch ngay từ một nền tảng duy nhất.

Một số tính năng chính:

• Quản lý quảng cáo đa kênh: Tối ưu hóa quảng cáo trên Facebook và Instagram từ một nền tảng duy nhất.
• Phân tích và báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo về hiệu quả chiến dịch quảng cáo, giúp điều chỉnh và tối ưu chiến lược.
• Lên lịch và tự động hoá nội dung: Tự động đăng bài, lên lịch bài viết, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tích hợp công cụ bán hàng: Kết nối với các cửa hàng trực tuyến, giúp theo dõi và tăng trưởng doanh số bán hàng.

6.4. Power BI

Power BI là một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ của Microsoft, giúp doanh nghiệp thu thập, trực quan hóa và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Với khả năng tạo báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, Power BI là công cụ lý tưởng để hỗ trợ quyết định trong các chiến lược kinh doanh.

Một số tính năng chính:

• Trực quan hóa dữ liệu: Biến dữ liệu phức tạp thành các biểu đồ và báo cáo dễ hiểu.
• Tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu: Kết nối với nhiều dịch vụ dữ liệu khác nhau như Excel, SQL Server, Google Analytics.
• Báo cáo tùy chỉnh: Tạo báo cáo tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Chia sẻ và cộng tác dễ dàng: Chia sẻ báo cáo và thông tin với các thành viên trong đội nhóm hoặc khách hàng.

6.5. MISA

MISA là phần mềm kế toán và quản lý doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam, giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình kế toán, tài chính và quản lý kho. Phần mềm này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

Một số tính năng chính:

• Quản lý tài chính và kế toán tự động: Tự động hóa các công việc hạch toán, tính thuế và báo cáo tài chính.
• Quản lý kho và bán hàng: Quản lý kho, nhập xuất hàng hóa và các giao dịch bán hàng một cách dễ dàng.
• Báo cáo tài chính chi tiết: Cung cấp các báo cáo tài chính, thuế và kế toán giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và phân tích.
• Tính năng kết nối với ngân hàng: Tự động hóa việc thanh toán và đối chiếu các giao dịch ngân hàng.

6.6. Epoint

Epoint là phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý các hoạt động tài chính, kho, nhân sự và bán hàng. Epoint giúp các công ty tự động hóa quy trình và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Một số tính năng chính:

• Quản lý tài chính và kế toán: Tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý thu chi, kế toán, hóa đơn điện tử.
• Quản lý bán hàng và kho: Tự động hóa quy trình bán hàng, quản lý kho và tồn kho một cách chính xác.
• Quản lý nhân sự và lương: Hỗ trợ tính lương, quản lý nhân viên, theo dõi thời gian công tác và các phúc lợi.
• Báo cáo phân tích dữ liệu: Cung cấp báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp phân tích và đưa ra các quyết định chiến lược.

7. Những thách thức khi áp dụng giải pháp tự động hoá

Việc áp dụng giải pháp tự động hóa vào doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích lớn, nhưng không phải lúc nào quá trình này cũng diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai các giải pháp tự động hoá.

• Thiếu kiến thức và hiểu biết về tự động hoá: Một trong những thách thức lớn khi áp dụng tự động hoá là sự thiếu kiến thức và hiểu biết về công nghệ này trong đội ngũ nhân viên. Nếu không có kiến thức vững vàng về các công cụ tự động hoá và cách triển khai hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng và tối ưu hóa các giải pháp này.
• Ngại thay đổi, tư duy ngắn hạn: Việc chuyển đổi sang tự động hoá có thể gặp phải sự kháng cự từ phía các nhân viên hoặc lãnh đạo do ngại thay đổi thói quen làm việc cũ. Tư duy ngắn hạn và thiếu tầm nhìn dài hạn có thể khiến doanh nghiệp không thấy được những lợi ích bền vững mà tự động hoá mang lại.
• Thiếu nhân sự vận hành và triển khai: Một trong những rào cản lớn nhất khi áp dụng tự động hoá là thiếu nhân sự có đủ kỹ năng để vận hành và triển khai hệ thống. Việc thiếu hụt đội ngũ chuyên môn có thể làm gián đoạn quá trình tự động hoá và gây lãng phí tài nguyên.
• Chi phí đầu tư ban đầu: Một thách thức đáng kể khi triển khai giải pháp tự động hoá là chi phí đầu tư ban đầu. Mặc dù tự động hoá mang lại hiệu quả lâu dài, nhưng chi phí đầu tư ban đầu cho phần mềm, công cụ, và đào tạo nhân viên có thể là một gánh nặng tài chính đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty nhỏ và vừa.
• Hệ thống rời rạc, thiếu đồng bộ: Một trong những yếu tố quan trọng để tự động hóa thành công là sự đồng bộ và tích hợp giữa các hệ thống. Nếu các công cụ và phần mềm tự động hoá không được tích hợp một cách hiệu quả, các quy trình sẽ trở nên rời rạc và gây ra nhiều vấn đề như giảm hiệu suất và sai sót trong dữ liệu.

8. Doanh nghiệp nên tự triển khai hay thuê đơn vị tư vấn?

Đối với các doanh nghiệp đã vận hành từ 3-10 năm và sở hữu quy mô khoảng 30 - 200 nhân sự, nhu cầu tăng trưởng nhanh về doanh thu đi cùng yêu cầu tối ưu chi phí và giảm sự phụ thuộc vào nhân lực khiến việc thuê đơn vị tư vấn tự động hoá trở thành lựa chọn phù hợp. Ở giai đoạn này, việc thuê đơn vị tư vấn là lựa chọn tối ưu vì giúp doanh nghiệp:

• Triển khai tự động hoá gắn trực tiếp với doanh thu thực.
• Rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng, cải thiện hiệu suất bán hàng.
• Giảm lỗi vận hành và giảm phụ thuộc vào nhân sự.
• Xây dựng hệ thống có khả năng mở rộng toàn doanh nghiệp.

Ngược lại, các doanh nghiệp nhỏ với quy trình vận hành còn đơn giản có thể chủ động tự triển khai ở giai đoạn đầu nhằm tiết kiệm chi phí và kiểm nghiệm những mô hình tự động hoá cơ bản trước khi đầu tư sâu hơn. Doanh nghiệp có thể thử nghiệm một số quy trình cơ bản trước khi mở rộng, đồng thời tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, cách này chỉ hiệu quả khi quy trình vận hành gọn và nhu cầu automation ở mức cơ bản.

Để không bị bỏ lại phía sau trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp cần áp dụng giải pháp tự động hóa ngay hôm nay, đó chính là chìa khoá để giúp doanh nghiệp có thể đi xa hơn trong thị trường đầy biến động.  Qua bài viết trên, AI First mong rằng có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng trưởng bền vững và cải thiện năng suất làm việc.