ZAPIER LÀ GÌ? GIẢI PHÁP GIÚP TỰ ĐỘNG HÓA CÁC CÔNG VIỆC MARKETING

Zapier là nền tảng tự động hóa giúp kết nối và tích hợp hàng nghìn ứng dụng mà không cần phải viết mã. Với Zapier, có thể dễ dàng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như gửi email, cập nhật bảng tính, hay tạo thông báo, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Cùng AI First tìm hiểu chi tiết hơn Zapier là gì? cách để tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó giúp người dùng đạt được những kết quả vượt trội trong công việc.

1. Zapier là gì?

Zapier là một nền tảng tự động hóa công việc giúp kết nối và tích hợp các ứng dụng và dịch vụ trực tuyến mà không cần phải viết mã. Công cụ này giúp kết nối hơn 6000+ ứng dụng web (như Gmail, Google Sheets, Slack, Facebook, CRM) lại với nhau. Với Zapier, người dùng có thể tạo ra các Zap, các quy trình tự động giữa các ứng dụng mà họ sử dụng hàng ngày. 

2. Lợi ích của Zapier đối với Marketing

Zapier là một công cụ tự động hóa công việc kết nối các ứng dụng và dịch vụ trực tuyến mà không cần phải có kiến thức lập trình. Đối với marketing, Zapier mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

• Tự động hoá quy trình làm việc: Zapier giúp tự động hóa các công việc marketing lặp đi lặp lại, như gửi email hoặc đưa thông tin khách hàng từ một ứng dụng này sang ứng dụng khác mà không cần sự can thiệp thủ công. 
• Tăng hiệu quả và năng suất marketing: Với Zapier, các marketer có thể tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo và chiến lược thay vì bị phân tâm bởi các công việc thủ công. Tự động hóa giúp tăng năng suất và giảm thiểu việc làm thủ công, qua đó cải thiện hiệu quả tổng thể của các chiến dịch marketing. 
• Giảm thiểu lỗi và tăng tính chính xác: Việc tự động hóa thông qua Zapier giúp giảm thiểu khả năng sai sót khi nhập dữ liệu giữa các nền tảng khác nhau. Dữ liệu được chuyển giao chính xác và đồng bộ giữa các công cụ, giúp giảm thiểu các lỗi do thao tác thủ công và đảm bảo tính chính xác trong quá trình marketing.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Nhờ vào tự động hóa, các marketer có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn thông qua các tương tác kịp thời và chính xác, như gửi email chúc mừng sinh nhật hay cập nhật thông tin khách hàng tự động.
• Tối ưu hóa chiến dịch marketing: Zapier cho phép marketers theo dõi và phân tích dữ liệu từ các chiến dịch marketing một cách hiệu quả. Việc tự động thu thập và phân tích dữ liệu giúp điều chỉnh chiến lược kịp thời để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch và đạt được mục tiêu nhanh chóng.

3. Những khái niệm cần biết khi sử dụng Zapier

Khi sử dụng Zapier, có một số khái niệm cơ bản mà người dùng cần nắm rõ để hiểu cách nền tảng này hoạt động. Dưới đây là các khái niệm quan trọng bạn sẽ gặp phải khi làm việc với Zapier.

Những khái niệm cần biết khi sử dụng Zapier:

• Zap
• Task
• Zap run
• Zap History
• Built - in action

1 - Zap

Zap là quy trình tự động hóa cơ bản trong Zapier. Mỗi Zap bao gồm ít nhất hai bước: Trigger (kích hoạt) và Action (hành động). Khi một sự kiện xảy ra trong ứng dụng đầu tiên (Trigger), Zapier sẽ tự động thực hiện một hành động trong ứng dụng thứ hai (Action). 

2 - Task

Task (Nhiệm vụ) là một hành động được thực hiện khi một Zap chạy thành công. Mỗi lần một Zap thực hiện một hành động trong một ứng dụng (ví dụ, gửi email hoặc tạo một bản ghi mới), một task sẽ được tính. Nếu một Zap thực hiện nhiều hành động trong một lần chạy, mỗi hành động đó đều được tính là một task.

3 - Zap Run

Zap Run là quá trình khi một Zap được kích hoạt và thực hiện các hành động liên quan. Một run của Zap sẽ bao gồm tất cả các bước từ Trigger đến Action. Mỗi khi một Zap được chạy, một Zap run mới được tạo ra, và Zapier sẽ ghi lại tất cả các thông tin liên quan đến quá trình đó.

4 - Zap History

Zap History là một tính năng của Zapier cho phép người dùng theo dõi lịch sử các Zap đã chạy. Tại đây, bạn có thể kiểm tra chi tiết từng Zap Run, xem các hành động đã được thực hiện, và xác định liệu có lỗi nào xảy ra trong quá trình chạy Zap hay không.

5 - Built-in Action

Built-in Action là các hành động được cung cấp sẵn bởi Zapier mà không cần sử dụng ứng dụng bên ngoài. Đây là các công cụ cơ bản mà Zapier tích hợp sẵn để bạn có thể thực hiện các tác vụ đơn giản mà không cần phải kết nối với các ứng dụng thứ ba. 

4. Các tính năng nổi bật của Zapier 

Zapier không chỉ cung cấp các tính năng tự động hóa cơ bản mà còn hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc. Các tính năng này cho phép tạo ra những quy trình tự động phức tạp hơn, xử lý dữ liệu hiệu quả hơn, và mở rộng khả năng tích hợp ứng dụng.  

Các tính năng của Zapier: 

• Multi-Step Zaps
• Filters
• Formatter
• Paths
• Webhooks

4.1. Multi-Step Zaps

Multi-Step Zaps cho phép bạn tạo ra các quy trình tự động phức tạp hơn với nhiều bước hành động, thay vì chỉ có một Trigger và một Action như trong Zap đơn giản. Với tính năng này, bạn có thể thiết lập một Zap để thực hiện nhiều hành động liên tiếp khi một sự kiện xảy ra, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà không cần sự can thiệp thủ công.

• Cho phép nhiều hành động trong một Zap: Bạn có thể tạo một Zap có thể thực hiện nhiều hành động khác nhau trên các ứng dụng khác nhau khi Trigger được kích hoạt.
• Tối ưu hóa quy trình công việc: Giảm thiểu thời gian và công sức khi kết hợp nhiều bước vào một quy trình tự động duy nhất.
• Cải thiện hiệu quả làm việc: Giúp quản lý nhiều tác vụ cùng lúc, từ đó tăng cường năng suất và giảm thiểu sai sót.

4.2. Filters

Filters trong Zapier giúp bạn kiểm soát điều kiện khi nào một Zap nên được kích hoạt. Với Filters, bạn có thể chỉ cho phép một Zap chạy khi một điều kiện cụ thể được thỏa mãn. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình tự động hóa, tránh những hành động không cần thiết và chỉ thực hiện khi đủ điều kiện.

• Điều kiện để Zap chạy: Chỉ cho phép Zap thực thi khi các tiêu chí cụ thể được thỏa mãn, giúp tránh lãng phí tài nguyên.
• Lọc dữ liệu một cách linh hoạt: Bạn có thể thiết lập các điều kiện phức tạp như giá trị trong một trường hợp phải lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giá trị nhất định.
• Cải thiện hiệu quả: Loại bỏ các hành động không cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường chính xác quy trình.

4.3. Formatter

Formatter là một công cụ mạnh mẽ trong Zapier giúp bạn xử lý và chuyển đổi dữ liệu trước khi gửi đến các ứng dụng khác. Với Formatter, bạn có thể thay đổi định dạng dữ liệu, chuyển đổi đơn vị, hay cắt bớt thông tin trước khi thực hiện hành động tiếp theo. Tính năng này rất hữu ích khi bạn cần chuẩn hóa dữ liệu hoặc thực hiện các phép toán đơn giản.

• Chỉnh sửa dữ liệu tự động: Sử dụng Formatter để thay đổi định dạng, sửa đổi chuỗi văn bản, hoặc thực hiện phép toán với dữ liệu.
• Hỗ trợ nhiều loại dữ liệu: Formatter có thể xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau, bao gồm ngày tháng, số liệu, và văn bản.
• Tăng tính linh hoạt: Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh và chuẩn hóa dữ liệu mà không cần phải thực hiện thủ công mỗi lần.

4.4. Paths

Paths cho phép bạn tạo ra các nhánh trong quy trình tự động, giống như một cây quyết định. Bạn có thể thiết lập nhiều hành động dựa trên các điều kiện khác nhau, giúp Zapier quyết định con đường tiếp theo cần thực hiện dựa trên dữ liệu nhận được. 

• Tạo nhánh quyết định trong Zap: Paths cho phép bạn phân nhánh quy trình tự động hóa dựa trên các điều kiện khác nhau.
• Linh hoạt trong xử lý dữ liệu: Tùy thuộc vào dữ liệu đầu vào, Zapier có thể chọn một trong các hành động hoặc quy trình tiếp theo.
• Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng: Tạo ra các trải nghiệm tự động hóa cá nhân hóa và tinh chỉnh cho từng tình huống cụ thể.

4.5. Webhooks

Webhooks là một tính năng mạnh mẽ giúp Zapier nhận dữ liệu từ các ứng dụng bên ngoài mà không cần phải liên kết trực tiếp với chúng. Webhooks giúp nhận dữ liệu trong thời gian thực và kích hoạt một Zap khi có sự kiện xảy ra từ các hệ thống hoặc ứng dụng bên ngoài.

• Nhận dữ liệu trong thời gian thực: Webhooks giúp bạn nhận thông tin và kích hoạt quy trình tự động ngay khi có sự kiện mới từ các hệ thống bên ngoài.
• Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng không có sẵn trên Zapier: Nếu ứng dụng của bạn không có sẵn trong Zapier, Webhooks cho phép bạn tích hợp và tự động hóa quy trình.
• Tiết kiệm thời gian và giảm độ trễ: Với Webhooks, dữ liệu được truyền ngay lập tức, giúp giảm độ trễ và tối ưu hóa tốc độ quy trình làm việc.

5. Các thao tác sử dụng Zapier

Zapier giúp tự động hóa các công việc giữa các ứng dụng mà không cần viết mã. Để sử dụng Zapier, bạn cần thực hiện một số thao tác cơ bản để thiết lập và kích hoạt các quy trình tự động (Zaps).

Các thao tác sử dụng Zapier:

• Bước 1: Đăng ký/tạo tài khoản
• Bước 2: Thiết lập và kiểm tra Trigger (kích hoạt)
• Bước 3: Chọn và bổ sung chi tiết cho Action
• Bước 4: Kiểm tra Action
• Bước 5: Đổi tên và kích hoạt Zapier

Bước 1: Đăng ký/tạo tài khoản

Trước tiên, bạn cần đăng ký và tạo một tài khoản trên Zapier. Quy trình đăng ký rất đơn giản và bạn có thể đăng ký bằng tài khoản Google hoặc email cá nhân. Sau khi đăng nhập, bạn có thể bắt đầu tạo các Zaps và kết nối các ứng dụng mà bạn muốn tự động hóa.

• Đăng ký dễ dàng: Tạo tài khoản nhanh chóng qua email hoặc Google.
• Chọn gói dịch vụ: Bạn có thể chọn gói miễn phí hoặc nâng cấp lên các gói trả phí tùy theo nhu cầu sử dụng.

Bước 2: Thiết lập và kiểm tra Trigger (kích hoạt)

Trigger là yếu tố kích hoạt quy trình tự động trong Zapier. Đây là sự kiện xảy ra trong ứng dụng đầu tiên (ví dụ: nhận email mới, tạo mục mới trong Google Sheets) mà sẽ kích hoạt hành động tiếp theo trong Zap. Bạn cần thiết lập Trigger để Zap bắt đầu chạy khi có sự kiện xảy ra.

• Chọn ứng dụng và sự kiện Trigger: Chọn ứng dụng đầu tiên và sự kiện kích hoạt (ví dụ: nhận email, tạo bài viết).
• Kết nối tài khoản ứng dụng: Liên kết tài khoản của ứng dụng với Zapier để cho phép tự động hóa.
• Kiểm tra Trigger: Đảm bảo Trigger hoạt động chính xác và Zapier có thể nhận thông tin từ ứng dụng đầu tiên.

Bước 3: Chọn và bổ sung chi tiết cho Action

Sau khi Trigger được thiết lập, bạn cần chỉ định Action, tức là hành động mà Zapier sẽ thực hiện khi Trigger xảy ra. Action có thể là việc gửi email, tạo mục trong Google Sheets, hoặc bất kỳ hành động nào bạn muốn thực hiện trên ứng dụng thứ hai.

• Chọn ứng dụng Action: Lựa chọn ứng dụng sẽ thực hiện hành động (ví dụ: Gmail, Slack, Trello).
• Bổ sung chi tiết cho Action: Điền các thông tin cần thiết như nội dung email, đường dẫn tệp, hoặc các thông tin khác mà bạn muốn tự động gửi đi.
• Tùy chỉnh hành động: Bạn có thể thêm các trường dữ liệu hoặc điều kiện để tối ưu hóa Action.

Bước 4: Kiểm tra Action

Trước khi hoàn tất, Zapier sẽ yêu cầu bạn kiểm tra Action để đảm bảo rằng mọi thiết lập đã chính xác và Zap có thể thực thi hành động như mong đợi. Việc kiểm tra này giúp bạn phát hiện và khắc phục các lỗi có thể xảy ra.

• Kiểm tra thử Zap: Xem trước kết quả của Action sau khi Trigger xảy ra.
• Chỉnh sửa nếu cần thiết: Nếu có vấn đề hoặc kết quả không đúng, bạn có thể quay lại và chỉnh sửa thiết lập Action cho phù hợp.

Bước 5: Đổi tên và kích hoạt Zapier

Sau khi kiểm tra và chắc chắn mọi thứ hoạt động tốt, bạn có thể đổi tên cho Zap để dễ dàng nhận diện sau này và kích hoạt nó. Khi được kích hoạt, Zap sẽ tự động chạy khi Trigger xảy ra và thực hiện hành động mà bạn đã thiết lập.

6. Các lưu ý khi sử dụng Zapier

Mặc dù Zapier là một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa công việc và tiết kiệm thời gian, nhưng khi sử dụng nền tảng này, người dùng cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình tự động hóa hoạt động hiệu quả và tránh gặp phải các vấn đề không mong muốn. 

• Hiểu rõ các giới hạn của Zapier: Zapier có những giới hạn về số lượng Zaps, tasks, và các kết nối với ứng dụng, đặc biệt là với các gói miễn phí hoặc thấp. Do đó, bạn cần hiểu rõ các giới hạn này để tránh bị gián đoạn trong công việc.
• Chú ý đến phản hồi và cập nhật Zap định kì: Khi sử dụng Zapier, bạn cần theo dõi và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng các Zaps hoạt động đúng như mong đợi. Việc cập nhật và phản hồi kịp thời giúp tránh lỗi và sự gián đoạn trong quy trình tự động.
• Đảm bảo dữ liệu chính xác và hợp lệ: Dữ liệu chính xác là yếu tố quan trọng để các Zaps hoạt động đúng. Nếu dữ liệu đầu vào không chính xác hoặc không hợp lệ, hành động (Action) có thể không được thực hiện như mong đợi.
• Không quá phụ thuộc vào một Zap: Việc chỉ phụ thuộc vào một Zap duy nhất có thể dẫn đến rủi ro nếu có sự cố xảy ra với Zap đó. Nên tạo nhiều Zaps cho các quy trình khác nhau để giảm thiểu sự phụ thuộc vào một quy trình tự động duy nhất.
• Chú ý khi sử dụng các tính năng nâng cao: Zapier cung cấp nhiều tính năng nâng cao như Paths, Webhooks, và Multi-Step Zaps. Tuy nhiên, việc sử dụng các tính năng này yêu cầu người dùng phải có kiến thức kỹ thuật nhất định.

Việc sử dụng Zapier không chỉ giúp tự động hóa các tác vụ công việc mà còn giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất. Nhờ vào tính linh hoạt và khả năng kết nối đa ứng dụng, Zapier mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và cá nhân muốn tiết kiệm thời gian. Qua bài viết trên, AI First mong rằng có thể giúp bạn hiểu rõ Zapier là gì, tạo ra các quy trình tự động hóa thông minh hơn, giúp cải thiện hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững.