VẬN HÀNH DỰA TRÊN DỮ LIỆU: TĂNG KHẢ NĂNG CẠNH TRANH TRONG KỶ NGUYÊN SỐ

Vận hành dựa trên dữ liệu đang trở thành xu hướng không thể thiếu trong doanh nghiệp hiện đại. Việc áp dụng dữ liệu vào mọi quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả công việc mà còn nâng cao khả năng ra quyết định chính xác, dự báo xu hướng và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Cùng AI First tìm hiểu việc vận hành dựa trên dữ liệu và cách lên chiến lược rõ ràng phù hợp với doanh nghiệp.

1. Vận hành dựa trên dữ liệu là gì?

Vận hành dựa trên dữ liệu (Data-Driven Operation) là phương pháp điều hành, ra quyết định và xây dựng chiến lược cho tổ chức bằng cách thu thập, phân tích một cách có hệ thống các dữ liệu thực tế, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân hay trực giác, nhằm tối ưu hóa hiệu quả, tăng tính chính xác và khả năng cạnh tranh.  

Vận hành dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu thành thông tin chi tiết (insights) có thể hành động được, ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, marketing, sản xuất, v.v., để đưa ra các lựa chọn thông minh hơn. 

2. Lợi ích khi doanh nghiệp vận hành dựa trên dữ liệu

Việc vận hành doanh nghiệp dựa trên dữ liệu đang trở thành xu hướng tất yếu trong thế giới kinh doanh hiện đại. Sử dụng dữ liệu không chỉ giúp tối ưu hóa các quy trình mà còn tạo ra những quyết định sáng suốt, cải thiện khả năng phản ứng với thay đổi thị trường và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Ra quyết định chính xác hơn: Khi doanh nghiệp vận hành dựa trên dữ liệu, việc ra quyết định trở nên chính xác hơn nhờ vào các thông tin thực tế và có căn cứ. Thay vì dựa vào cảm tính hoặc phỏng đoán, các nhà quản lý có thể dựa vào dữ liệu thống kê, phân tích xu hướng và các chỉ số hiệu quả để đưa ra quyết định chiến lược.
• Tối ưu hóa quy trình và hiệu quả công việc: Khi doanh nghiệp có thể phân tích và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả, họ có thể tối ưu hóa các quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả công việc. Dữ liệu cho phép doanh nghiệp nhận diện các vấn đề trong quy trình và tìm ra những giải pháp cải thiện hiệu quả vận hành.
• Dự báo xu hướng và cải thiện khả năng phản ứng: Dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hiện tại mà còn cung cấp thông tin quý giá để dự báo các xu hướng trong tương lai. Việc dự báo xu hướng giúp doanh nghiệp chuẩn bị và điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Dữ liệu cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng, từ đó tạo ra những sản phẩm và dịch vụ đáp ứng chính xác yêu cầu của họ. Phân tích dữ liệu giúp tối ưu hóa từng giai đoạn trong hành trình khách hàng, từ khi tìm hiểu sản phẩm cho đến việc mua hàng và dịch vụ hậu mãi.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Khi doanh nghiệp sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định, họ có thể tối ưu hóa các chiến lược tiếp thị, sản xuất và bán hàng, giúp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Các doanh nghiệp biết cách phân tích và sử dụng dữ liệu có thể tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn, đồng thời cải thiện hoạt động quản lý nội bộ.

3. Các yếu tố cần thiết để triển khai vận hành dựa trên dữ liệu

Để triển khai thành công một chiến lược vận hành dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp cần đảm bảo có các yếu tố cơ bản và nền tảng vững chắc. Những yếu tố này giúp không chỉ thu thập và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

Các yếu tố cần thiết để triển khai vận hành dựa trên dữ liệu:

• Thu thập dữ liệu
• Xử lý và phân tích dữ liệu
• Công nghệ hỗ trợ
• Xây dựng văn hoá dữ liệu trong doanh nghiệp

1 - Thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình triển khai vận hành dựa trên dữ liệu. Để có được những thông tin chính xác và đáng tin cậy, doanh nghiệp cần thiết lập các phương thức thu thập dữ liệu hiệu quả từ nhiều nguồn khác nhau. Dữ liệu có thể đến từ các hệ thống quản lý khách hàng (CRM), các giao dịch bán hàng, dữ liệu từ website, mạng xã hội, hay thậm chí là từ khảo sát và phản hồi của khách hàng.

2 - Xử lý và phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập được dữ liệu, doanh nghiệp cần phải xử lý và phân tích dữ liệu để biến dữ liệu thô thành những thông tin hữu ích có thể phục vụ cho các quyết định chiến lược. Quy trình này bao gồm làm sạch dữ liệu, phân loại và chuẩn hóa các thông tin để dễ dàng phân tích. Phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp nhận diện các xu hướng, mối quan hệ, và đưa ra các dự đoán về tương lai.

3 - Công nghệ hỗ trợ

Công nghệ là yếu tố không thể thiếu trong quá trình vận hành dựa trên dữ liệu. Các công cụ và phần mềm hỗ trợ giúp tự động hóa quy trình thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Công nghệ cũng cung cấp khả năng mở rộng và xử lý khối lượng dữ liệu lớn, điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời đại số.

4 - Xây dựng văn hoá dữ liệu trong doanh nghiệp

Để triển khai vận hành dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một văn hoá dữ liệu (data-driven culture) mạnh mẽ. Điều này có nghĩa là toàn bộ đội ngũ nhân viên, từ các cấp lãnh đạo đến nhân viên kỹ thuật, cần nhận thức được giá trị của dữ liệu và áp dụng dữ liệu trong mọi quyết định công việc. Văn hoá dữ liệu giúp đảm bảo rằng dữ liệu được sử dụng một cách chính xác và có hệ thống trong mọi bộ phận của doanh nghiệp.

4. Các bước triển khai vận hành dựa trên dữ liệu trong doanh nghiệp

Việc triển khai vận hành dựa trên dữ liệu đòi hỏi một quy trình bài bản và từng bước thực hiện một cách cẩn trọng. Mỗi bước trong quy trình này đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả. 

Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện khi triển khai chiến lược vận hành dựa trên dữ liệu. 

• Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược dữ liệu
• Bước 2: Thu thập và quản lý dữ liệu
• Bước 3: Lựa chọn công cụ và nền tảng phù hợp để vận hành
• Bước 4: Đào tạo đội ngũ nhân viên và xây dựng văn hoá dữ liệu
• Bước 5: Triển khai và theo dõi kết quả

Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược dữ liệu

Để triển khai vận hành dựa trên dữ liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược dữ liệu ngay từ đầu. Mục tiêu và chiến lược dữ liệu sẽ giúp định hướng các hoạt động thu thập và phân tích dữ liệu, cũng như các ứng dụng dữ liệu trong các quyết định chiến lược. 

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể mà dữ liệu sẽ giúp đạt được, chẳng hạn như tối ưu hóa quy trình bán hàng, tăng cường trải nghiệm khách hàng, hay cải thiện chiến lược marketing.
• Xây dựng chiến lược dữ liệu dài hạn: Xác định cách thức thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu trong dài hạn để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả.
• Lập kế hoạch chi tiết: Cần lập kế hoạch chi tiết cho việc triển khai chiến lược dữ liệu, từ khâu thu thập đến ứng dụng dữ liệu trong các quyết định kinh doanh.

Bước 2: Thu thập và quản lý dữ liệu

Thu thập và quản lý dữ liệu là một bước rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có một nguồn dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. Dữ liệu cần được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và phải được lưu trữ một cách khoa học để dễ dàng truy cập và sử dụng khi cần thiết. 

• Lựa chọn nguồn dữ liệu phù hợp: Xác định các nguồn dữ liệu quan trọng như dữ liệu khách hàng, dữ liệu giao dịch, dữ liệu từ các công cụ phân tích website và mạng xã hội.
• Thu thập dữ liệu tự động: Sử dụng các công cụ tự động hóa thu thập dữ liệu để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Quản lý dữ liệu hiệu quả: Áp dụng các phần mềm quản lý dữ liệu để lưu trữ, phân loại và bảo mật dữ liệu theo các quy định và yêu cầu của doanh nghiệp.

Bước 3: Lựa chọn công cụ và nền tảng phù hợp để vận hành

Việc lựa chọn công cụ và nền tảng phù hợp là yếu tố then chốt để triển khai vận hành dựa trên dữ liệu hiệu quả. Các công cụ này giúp tự động hóa việc thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu, đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. 

• Đánh giá nhu cầu công nghệ: Xác định loại công cụ cần thiết cho từng phần trong quy trình vận hành dựa trên dữ liệu (ví dụ: công cụ phân tích dữ liệu, phần mềm CRM, hệ thống quản lý dữ liệu).
• Chọn nền tảng tích hợp: Lựa chọn các công cụ và nền tảng có khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp để tránh việc bị gián đoạn trong quy trình.
• Đảm bảo tính linh hoạt và bảo mật: Công cụ và nền tảng phải có tính bảo mật cao và linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh theo sự thay đổi của doanh nghiệp và thị trường.

Bước 4: Đào tạo đội ngũ nhân viên và xây dựng văn hoá dữ liệu

Để triển khai vận hành dựa trên dữ liệu thành công, việc đào tạo đội ngũ nhân viên và xây dựng văn hoá dữ liệu trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Nhân viên cần được trang bị kỹ năng và kiến thức về cách sử dụng dữ liệu trong công việc hàng ngày. 

• Cung cấp đào tạo về dữ liệu: Tổ chức các khóa học, hội thảo để nâng cao nhận thức và kỹ năng sử dụng dữ liệu cho nhân viên ở tất cả các cấp.
• Khuyến khích sử dụng dữ liệu trong quyết định hàng ngày: Doanh nghiệp cần khuyến khích các bộ phận và nhân viên sử dụng dữ liệu trong công việc hàng ngày để ra quyết định chính xác hơn.
• Xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ dữ liệu: Tạo ra một môi trường nơi dữ liệu được chia sẻ và sử dụng dễ dàng giữa các phòng ban và nhân viên.

Bước 5: Triển khai và theo dõi kết quả

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, doanh nghiệp cần triển khai chiến lược dữ liệu và liên tục theo dõi kết quả để đánh giá hiệu quả của việc vận hành dựa trên dữ liệu. Việc theo dõi kết quả giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh chiến lược kịp thời để đạt được kết quả tốt nhất. 

• Thiết lập KPIs: Định kỳ kiểm tra các chỉ số hiệu suất để đánh giá mức độ thành công của chiến lược vận hành dựa trên dữ liệu.
• Phân tích kết quả: Sử dụng các công cụ phân tích để theo dõi hiệu quả và phát hiện các vấn đề cần điều chỉnh.
• Điều chỉnh chiến lược: Dựa trên kết quả theo dõi, doanh nghiệp cần điều chỉnh chiến lược hoặc quy trình để tối ưu hóa việc vận hành dựa trên dữ liệu.

5. Bí quyết giúp doanh nghiệp vận hành dữ liệu thành công

Việc vận hành dựa trên dữ liệu không phải là một quy trình đơn giản mà đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện một cách chiến lược và khoa học. Để đạt được thành công trong việc khai thác dữ liệu, doanh nghiệp cần áp dụng các bí quyết hiệu quả. 

Bí quyết giúp doanh nghiệp vận hành dữ liệu thành công:

• Chọn lọc và tập trung vào dữ liệu quan trọng
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu
• Phát triển đội ngũ chuyên gia dữ liệu
• Tối ưu hoá quy trình xử lý dữ liệu
• Liên tục đánh giá và cải tiến

5.1. Chọn lọc và tập trung vào dữ liệu quan trọng

Trong khi doanh nghiệp có thể thu thập một lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, không phải tất cả dữ liệu đều quan trọng và có giá trị. Việc chọn lọc và tập trung vào những dữ liệu quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực. Dữ liệu phải liên quan đến mục tiêu kinh doanh cụ thể và có khả năng tác động trực tiếp đến các quyết định chiến lược.

5.2. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác trong các quyết định chiến lược. Thay vì dựa vào cảm tính, việc sử dụng dữ liệu giúp tạo ra các quyết định có căn cứ, tối ưu hóa quy trình và mang lại kết quả thực tế. Doanh nghiệp cần tạo một văn hóa data-driven để sử dụng dữ liệu làm nền tảng trong mọi quyết định.

• Sử dụng dữ liệu để xác định xu hướng: Dữ liệu giúp nhận diện các xu hướng và hành vi khách hàng, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên phân tích thực tế.
• Phân tích dữ liệu để dự báo kết quả: Ra quyết định dựa trên dự báo kết quả từ dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến lược đúng đắn, giảm thiểu rủi ro.
• Khuyến khích đưa ra quyết định dữ liệu: Doanh nghiệp nên khuyến khích các bộ phận trong tổ chức sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định thay vì chỉ dựa vào cảm giác hay phỏng đoán.

5.3. Phát triển đội ngũ chuyên gia dữ liệu

Để tối ưu hóa việc vận hành dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp cần phải có đội ngũ chuyên gia dữ liệu có kiến thức chuyên sâu và kỹ năng xử lý dữ liệu tốt. Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm thu thập, phân tích và giải thích dữ liệu để đưa ra những thông tin có giá trị cho các quyết định chiến lược. 

5.4. Tối ưu hoá quy trình xử lý dữ liệu

Quy trình xử lý dữ liệu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp biến dữ liệu thô thành thông tin có giá trị. Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn tăng cường hiệu quả công việc và cải thiện độ chính xác của các kết quả phân tích. Doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại để tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu.

5.5. Liên tục đánh giá và cải tiến

Việc vận hành dữ liệu không phải là một quá trình tĩnh mà là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần phải đánh giá thường xuyên các quy trình và kết quả để nhận diện các vấn đề và cải tiến phương pháp vận hành. Việc liên tục cải tiến giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và phản ứng nhanh với các thay đổi trong thị trường và nhu cầu khách hàng.

6. Thách thức khi doanh nghiệp vận hành dữ liệu

Vận hành dựa trên dữ liệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng quá trình này không phải là một con đường trải đầy hoa. Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức khi vận hành dữ liệu, từ chất lượng dữ liệu đến vấn đề bảo mật và quyền riêng tư. 

• Chất lượng dữ liệu kém: Một trong những thách thức lớn nhất khi vận hành dữ liệu là chất lượng dữ liệu kém. Dữ liệu không chính xác, không đầy đủ hoặc thiếu cập nhật có thể dẫn đến các quyết định sai lầm và ảnh hưởng tiêu cực đến chiến lược kinh doanh.
• Thiếu kỹ năng chuyên môn: Việc vận hành dữ liệu hiệu quả đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao. Các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại yêu cầu đội ngũ nhân viên có kiến thức vững về phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (machine learning).
• Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu: Quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp có thể trở thành một thách thức lớn khi doanh nghiệp có quá nhiều nguồn dữ liệu và các hệ thống khác nhau. Việc tích hợp và quản lý dữ liệu từ các nguồn khác nhau mà không gây gián đoạn quy trình làm việc là một vấn đề cần được giải quyết.
• Vấn đề bảo mật và quyền riêng tư: Với lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập và xử lý, vấn đề bảo mật và quyền riêng tư là một trong những thách thức quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt. Dữ liệu nhạy cảm, đặc biệt là thông tin khách hàng, cần được bảo vệ nghiêm ngặt để tránh các rủi ro bị rò rỉ hay lạm dụng.
• Thiếu chiến lược dữ liệu rõ ràng: Một trong những lý do khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc vận hành dựa trên dữ liệu là thiếu chiến lược dữ liệu rõ ràng. Khi không có một chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xác định mục tiêu sử dụng dữ liệu, cách thức thu thập và quản lý dữ liệu, cũng như phương pháp phân tích và ra quyết định.

Vận hành dựa trên dữ liệu là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và tạo ra các quyết định chiến lược chính xác. Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp cần đầu tư vào các công nghệ hiện đại và xây dựng một nền tảng văn hoá dữ liệu mạnh mẽ. Qua bài viết, AI First mong rằng có thể hỗ trợ doanh nghiệp triển khai vận hành dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong thế giới số hóa.