TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA LÀM VIỆC VỚI AI?

Làm việc với AI đang trở thành xu hướng tất yếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Việc tích hợp AI vào công việc không chỉ giúp tăng năng suất mà còn mở ra cơ hội phát triển mới. Trong bài viết này, hãy cùng AI FIRST tìm hiểu cách làm việc với AI hiệu quả và những yếu tố cần lưu ý để đạt được thành công bền vững.

1. AI đang thay đổi môi trường kinh doanh như thế nào?

Làm việc với AI đang trở thành một xu hướng mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh hiện đại, mang đến những thay đổi sâu rộng trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. AI không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là yếu tố thay đổi cục diện, giúp các công ty tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và đổi mới cách thức tiếp cận khách hàng. AI đang đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng năng suất và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nhiều công ty lớn trên thế giới hiện nay đang tận dụng AI để tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội. Các ví dụ điển hình bao gồm:

• Amazon: Sử dụng AI trong quản lý chuỗi cung ứng, dự báo nhu cầu sản phẩm và tối ưu hóa quá trình giao hàng. Hệ thống AI của Amazon giúp họ giảm thiểu chi phí và thời gian giao hàng, đồng thời cải thiện trải nghiệm người dùng.

• Google: Tận dụng AI để phát triển các sản phẩm như Google Search, Google Assistant và Google Ads, giúp cải thiện khả năng tìm kiếm thông tin và tối ưu hóa các chiến dịch quảng cáo.

• Tesla: AI được sử dụng trong các hệ thống tự lái của xe hơi, giúp cải thiện an toàn và hiệu suất lái xe.

2. Những lý do doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa làm việc với AI

Trong thời đại số, AI (Trí Tuệ Nhân Tạo) không chỉ là công nghệ, mà còn là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Việc xây dựng một văn hóa làm việc với AI trong doanh nghiệp sẽ giúp tạo ra một môi trường năng động, sáng tạo và có khả năng cạnh tranh cao. Dưới đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa làm việc với AI:

2.1. Tự động hóa quy trình làm việc

Một trong những xu hướng nổi bật nhất trong việc ứng dụng AI trong doanh nghiệp là tự động hóa quy trình làm việc. AI có thể thay thế các công việc thủ công và lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời giảm thiểu lỗi do con người gây ra. Các hệ thống AI có thể tự động hóa từ việc xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho, đến việc tạo báo cáo tài chính và phân tích dữ liệu. Điều này không chỉ giúp các nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn mà còn giúp cải thiện hiệu quả công việc và năng suất.

Một ví dụ điển hình là các robot phần mềm (RPA) sử dụng AI để tự động hóa các công việc văn phòng như nhập dữ liệu, kiểm tra thông tin và xử lý giao dịch, giúp giảm thiểu thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót.

2.2. AI hỗ trợ quản lý và đào tạo nhân viên

AI đang trở thành trợ thủ đắc lực trong việc quản lý và đào tạo nhân viên. Các doanh nghiệp sử dụng AI để phân tích hiệu suất công việc của nhân viên và đưa ra các gợi ý, kế hoạch phát triển nghề nghiệp phù hợp. AI có thể đánh giá các chỉ số năng suất, phát hiện các vấn đề về hiệu suất và cung cấp phản hồi tức thì, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc phát triển nguồn nhân lực.

Trong đào tạo nhân viên, các hệ thống quản lý học tập (LMS) dựa trên AI giúp cá nhân hóa các chương trình học tập, gợi ý các khóa học phù hợp với nhu cầu và tiềm năng của từng cá nhân. Hệ thống này có thể theo dõi tiến độ học tập và điều chỉnh chương trình đào tạo dựa trên sự phát triển của nhân viên, giúp quá trình học tập trở nên hiệu quả và linh hoạt hơn.

2.3. Xây dựng các hệ sinh thái AI trong doanh nghiệp

Ngày càng nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang xây dựng các hệ sinh thái AI để tích hợp và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của mình. Một hệ sinh thái AI bao gồm nhiều công nghệ AI khác nhau, từ tự động hóa, phân tích dữ liệu, đến chatbot và trợ lý ảo. Những hệ sinh thái này có thể giúp doanh nghiệp tích hợp và tối ưu hóa các bộ phận khác nhau như marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý tài chính.

Xây dựng hệ sinh thái AI giúp doanh nghiệp không chỉ tạo ra một môi trường làm việc thông minh mà còn cải thiện khả năng hợp tác giữa các bộ phận, đồng thời đảm bảo thông tin được chia sẻ và phân tích một cách dễ dàng và chính xác.

2.4. Tối ưu hóa chi phí vận hành

Tối ưu hóa chi phí vận hành là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận và tiết kiệm nguồn lực. AI giúp doanh nghiệp giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa các quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc. Ví dụ, các hệ thống AI có thể phân tích dữ liệu và đưa ra các giải pháp tối ưu cho việc quản lý tồn kho, giảm thiểu lượng hàng tồn đọng và tối đa hóa lợi nhuận.

Ngoài ra, AI cũng có thể giúp giảm chi phí liên quan đến nhân sự, vì nhiều công việc có thể được tự động hóa, giúp giảm bớt số lượng nhân viên cần thiết mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

2.5. Ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn

Một trong những lợi ích lớn của việc sử dụng AI trong doanh nghiệp là khả năng ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn. AI có thể phân tích và xử lý dữ liệu trong thời gian thực, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời. Điều này rất quan trọng trong một môi trường kinh doanh đầy biến động, nơi sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và nhu cầu khách hàng có thể ảnh hưởng đến sự thành bại của doanh nghiệp.

Ví dụ, AI có thể dự đoán xu hướng thị trường và hành vi khách hàng, từ đó giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược như thay đổi chiến lược marketing, điều chỉnh giá sản phẩm hay mở rộng thị trường mới.

2.6. Tăng khả năng cạnh tranh

Việc áp dụng AI trong doanh nghiệp không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn giúp tăng khả năng cạnh tranh. Các công ty sử dụng AI có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh nhanh chóng, chính xác và linh hoạt hơn so với đối thủ. AI giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin thị trường và nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng, từ đó tạo ra các sản phẩm, dịch vụ và chiến lược marketing đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Hơn nữa, AI giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành, cải thiện chất lượng sản phẩm, và tăng cường khả năng dịch vụ khách hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.

3. Những lĩnh vực trong doanh nghiệp có thể làm việc với AI hiệu quả nhất

AI đang nhanh chóng thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Từ việc tự động hóa các quy trình đến cải thiện trải nghiệm khách hàng, AI giúp các công ty tăng cường hiệu quả và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Cùng khám phá cách AI đang thay đổi những lĩnh vực dưới đây trong doanh nghiệp.

3.1. Marketing & Bán hàng

Marketing và bán hàng là hai lĩnh vực quan trọng mà AI đang góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chiến lược và mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. AI không chỉ giúp tự động hóa các chiến dịch marketing mà còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng, tạo ra các chiến lược tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

• Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: AI phân tích dữ liệu hành vi của khách hàng, từ đó cá nhân hóa các gợi ý sản phẩm và dịch vụ phù hợp, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu. Ví dụ, Amazon sử dụng AI để gợi ý sản phẩm dựa trên lịch sử mua sắm.

• Tối ưu hóa chiến lược quảng cáo: AI giúp tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo bằng cách đánh giá các yếu tố như mức độ tương tác, tỷ lệ chuyển đổi, và hành vi của người dùng để điều chỉnh ngân sách quảng cáo, lựa chọn đối tượng mục tiêu và chiến lược tối ưu.

• Tự động hóa quy trình bán hàng: AI không chỉ giúp dự đoán nhu cầu của khách hàng mà còn có thể tự động hóa các tác vụ bán hàng như gửi email, quản lý danh sách khách hàng tiềm năng và phản hồi các câu hỏi thường gặp. Điều này giúp giảm tải công việc cho đội ngũ bán hàng, đồng thời tăng khả năng chuyển đổi và cải thiện tỷ lệ chốt sales.

• Dự báo doanh thu và xác định mục tiêu bán hàng: Các công cụ AI có thể nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu, từ hành vi của khách hàng đến các sự kiện kinh tế vĩ mô. Từ đó, các công ty có thể điều chỉnh chiến lược marketing và bán hàng để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

• Chatbot và hỗ trợ khách hàng 24/7: Các công cụ AI Chatbot có thể thay thế nhân viên hỗ trợ khách hàng 24/7, cung cấp thông tin sản phẩm, giải đáp thắc mắc và thậm chí hỗ trợ quá trình mua hàng. Chatbot có thể tích hợp vào các website, ứng dụng di động và nền tảng mạng xã hội, giúp các doanh nghiệp duy trì liên lạc liên tục với khách hàng mà không cần nhân viên trực.

3.2. Quản lý khách hàng (CRM)

AI đang trở thành một công cụ mạnh mẽ trong việc cải thiện quản lý khách hàng (CRM), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng, từ đó tăng trưởng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Phân tích hành vi và nhu cầu của khách hàng: AI giúp phân tích dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như các giao dịch, lịch sử tìm kiếm và tương tác với thương hiệu. Thông qua việc áp dụng các thuật toán học máy, AI có thể dự đoán các nhu cầu và xu hướng của khách hàng, từ đó cung cấp các giải pháp CRM phù hợp.

• Xử lý dữ liệu khách hàng nhanh chóng: Với khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, AI trong CRM giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phân loại dữ liệu khách hàng và đưa ra quyết định chính xác hơn. AI có thể tự động phân tích các cuộc trò chuyện và các yêu cầu của khách hàng để cung cấp phản hồi tức thì và hỗ trợ giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

• Tạo dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng: AI có thể giúp các doanh nghiệp xây dựng các chiến lược CRM nhằm tăng cường sự gắn kết của khách hàng. Chẳng hạn, AI có thể phân tích và xác định các khách hàng có khả năng cao rời bỏ thương hiệu, từ đó đưa ra các chiến lược để giữ chân họ lâu dài, như cung cấp các ưu đãi đặc biệt hoặc dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng.

3.3. Quản lý tài chính & Kế toán

Quản lý tài chính và kế toán là một lĩnh vực quan trọng trong mọi doanh nghiệp. AI đã và đang giúp các công ty tự động hóa các quy trình kế toán, phân tích tài chính và tối ưu hóa quyết định tài chính. Khi làm việc với AI trong lĩnh vực này, doanh nghiệp có thể cải thiện độ chính xác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể. Dưới đây là những ứng dụng chính:

• Tự động hóa các quy trình kế toán: AI có thể tự động hóa các tác vụ kế toán hàng ngày như xử lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính, và theo dõi các giao dịch tài chính. Các phần mềm AI có khả năng nhận diện các mẫu trong dữ liệu và tự động phân loại các khoản thu, chi mà không cần sự can thiệp của con người.

• Dự báo tài chính chính xác hơn: AI có thể phân tích các dữ liệu tài chính lịch sử và xu hướng thị trường để đưa ra các dự báo tài chính chính xác hơn. Các thuật toán học máy có thể dự đoán được các biến động về doanh thu, chi phí, và các chỉ số tài chính quan trọng, giúp các nhà quản lý tài chính đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả hơn.

• Phát hiện gian lận tài chính: AI phát hiện gian lận tài chính có thể phát hiện những bất thường trong các giao dịch tài chính và cảnh báo các nhà quản lý về nguy cơ gian lận. Hệ thống AI sử dụng các thuật toán phân tích dữ liệu để nhận diện các dấu hiệu của hành vi gian lận, từ đó giúp doanh nghiệp ngăn ngừa và giảm thiểu các rủi ro tài chính.

• Tối ưu hóa quy trình thanh toán và thu nợ: Các công cụ AI có thể tự động gửi email nhắc nhở, đồng thời dự đoán khả năng thu hồi nợ từ các khách hàng, giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền và quản lý công nợ hiệu quả hơn.

3.4. Chuỗi cung ứng & Logistics

Trong ngành chuỗi cung ứng và logistics, AI giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm chi phí, và cải thiện sự chính xác trong việc dự đoán và quản lý nguồn cung. Việc làm việc với AI trong lĩnh vực này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, gia tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống logistics.

• Dự báo nhu cầu chính xác: AI giúp phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bao gồm lịch sử bán hàng, xu hướng tiêu dùng và các yếu tố kinh tế, để đưa ra dự báo nhu cầu của khách hàng chính xác, từ đó giúp các doanh nghiệp điều chỉnh sản xuất và tồn kho một cách hợp lý, giảm thiểu tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

• Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển: AI có thể phân tích và tối ưu hóa các tuyến đường vận chuyển để giảm thiểu chi phí và thời gian giao hàng. Hệ thống AI có khả năng tính toán các yếu tố như thời tiết, giao thông và nhu cầu giao hàng để chọn lựa tuyến đường tối ưu nhất.

• Quản lý kho hàng thông minh: Các phần mềm quản lý kho hàng ứng dụng AI có thể nâng cao hiệu quả thông qua việc sử dụng cảm biến và dữ liệu thời gian thực để theo dõi và kiểm tra lượng hàng tồn kho, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng.

• Tự động hóa quy trình sản xuất: Các hệ thống AI có thể dự đoán thời điểm bảo trì máy móc, điều chỉnh quy trình trong thời gian thực và tối ưu hóa việc sử dụng nguyên liệu, lao động, từ đó giảm lãng phí và nâng cao hiệu suất sản xuất.

3.5. Nhân sự & Tuyển dụng

AI đang trở thành công cụ đắc lực trong lĩnh vực nhân sự và tuyển dụng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tìm kiếm, tuyển chọn và quản lý nhân viên. Khi làm việc với AI trong nhân sự, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên, cũng như cải thiện trải nghiệm làm việc cho nhân viên. 

• Tự động hóa quy trình tuyển dụng: AI trong tuyển dụng giúp tự động hóa các bước trong quy trình, từ việc quét hồ sơ ứng viên đến việc sàng lọc và phân loại ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự can thiệp của con người trong quá trình tuyển dụng.

• Phân tích dữ liệu tuyển dụng: Các công cụ AI có thể đánh giá các yếu tố như kỹ năng, mức độ phù hợp với vai trò, và khả năng phát triển nghề nghiệp của từng ứng viên, từ đó giúp các nhà tuyển dụng đưa ra quyết định chính xác hơn.

• Đo lường và cải thiện trải nghiệm nhân viên: Các hệ thống AI có thể phân tích dữ liệu từ khảo sát nội bộ, các cuộc trò chuyện và phản hồi của nhân viên để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và cải thiện môi trường làm việc. AI giúp phát hiện sớm các yếu tố có thể dẫn đến sự giảm sút hiệu suất làm việc hoặc tình trạng nghỉ việc của nhân viên, từ đó giúp doanh nghiệp có biện pháp kịp thời.

• Quản lý hiệu suất nhân viên: Các công cụ AI có thể tự động phân tích dữ liệu từ các phần mềm quản lý công việc hoặc các báo cáo hiệu suất để giúp các nhà quản lý nhân sự đưa ra các quyết định phát triển nhân viên chính xác và kịp thời.

4. Những kỹ năng quan trọng mà lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên cần có để làm việc với AI

Làm việc với AI không chỉ đơn thuần là sử dụng công nghệ, mà còn đòi hỏi tư duy phù hợp. AI không thay thế con người, mà là công cụ giúp con người làm việc thông minh hơn. Những doanh nghiệp sớm trang bị những kỹ năng này sẽ có lợi thế lớn trong thời đại AI. Chính vì vậy, để khai thác tối đa tiềm năng của AI, lãnh đạo chủ doanh nghiệp và nhân viên cần trang bị những kỹ năng quan trọng dưới đây.

• Tư duy dữ liệu (Data-driven mindset): AI hoạt động dựa trên dữ liệu, vì vậy, việc có tư duy dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn thay vì dựa vào cảm tính. Một doanh nghiệp có tư duy dữ liệu sẽ biết cách thu thập, phân tích và ứng dụng dữ liệu để tối ưu hiệu suất kinh doanh.

• Hiểu biết về AI & công nghệ: Chủ doanh nghiệp không cần phải là chuyên gia công nghệ, nhưng cần hiểu rõ AI có thể làm gì và không thể làm gì để ứng dụng hiệu quả. Việc hiểu về các thuật ngữ như Machine Learning, Big Data, Chatbot hay AI tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng công nghệ một cách hợp lý.

• Kỹ năng làm việc với công nghệ tự động hóa: Nhân sự cần biết cách phối hợp và kiểm soát AI trong quy trình làm việc. Việc sử dụng các phần mềm AI trong quản lý công việc sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành. Trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, Chatbot AI vẫn cần nhân viên kiểm tra và điều chỉnh nội dung để đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất.

• Khả năng thích nghi & đổi mới: AI phát triển với tốc độ nhanh chóng, đòi hỏi doanh nghiệp và nhân viên phải liên tục thích nghi và cập nhật công nghệ mới. Việc thường xuyên tham gia các khóa học về AI, thử nghiệm các công cụ mới và xây dựng văn hóa doanh nghiệp linh hoạt sẽ giúp tổ chức dễ dàng thích nghi với sự phát triển của công nghệ.

• Tư duy phản biện & sáng tạo: AI có thể xử lý và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, nhưng nó không thể thay thế tư duy sáng tạo và phản biện của con người. Khi sử dụng AI, người dùng cần đặt câu hỏi, đánh giá và cải tiến liên tục để đảm bảo kết quả AI đưa ra thực sự có giá trị.

5. Làm thế nào để doanh nghiệp triển khai quy trình làm việc với AI hiệu quả?

Việc triển khai AI trong doanh nghiệp có thể mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng để thành công, doanh nghiệp cần phải có một chiến lược rõ ràng, chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện một cách bài bản. Dưới đây là các bước cơ bản giúp doanh nghiệp triển khai làm việc với AI một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất:

5.1. Xác định mục tiêu và nhu cầu sử dụng AI

Trước khi bắt đầu triển khai AI, doanh nghiệp cần phải xác định rõ ràng mục tiêu và nhu cầu của mình để đảm bảo rằng việc áp dụng công nghệ này sẽ mang lại hiệu quả cao nhất. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp chọn lựa được các giải pháp AI phù hợp và tối ưu hóa được chi phí cũng như thời gian triển khai.

• Hiểu rõ vấn đề mà AI sẽ giải quyết: Cần có sự phân tích kỹ lưỡng về các quy trình hiện tại để xác định chính xác điểm cần cải thiện, và từ đó áp dụng AI để giải quyết, ví dụ như tối ưu hóa quy trình làm việc, tự động hóa công việc, phân tích dữ liệu khách hàng, hay cải thiện trải nghiệm người dùng.

• Xác định mục tiêu dài hạn và ngắn hạn: Mục tiêu ngắn hạn có thể là giảm thời gian xử lý công việc, tự động hóa các tác vụ thủ công, trong khi mục tiêu dài hạn có thể là phát triển một hệ thống phân tích dữ liệu lớn hoặc tích hợp AI vào các quy trình chiến lược để tăng trưởng bền vững.

• Đánh giá khả năng tài chính và nguồn lực: Doanh nghiệp cần xác định ngân sách có sẵn và các nguồn lực cần thiết cho việc phát triển, bảo trì, và vận hành hệ thống AI. Điều này giúp đảm bảo rằng mục tiêu đề ra có thể thực hiện được trong khả năng tài chính và nguồn lực của doanh nghiệp.

5.2. Lựa chọn công nghệ AI phù hợp

Việc lựa chọn công nghệ AI phù hợp là yếu tố then chốt để triển khai thành công. Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như mục tiêu sử dụng, quy mô doanh nghiệp, ngân sách, và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện tại khi chọn lựa công nghệ AI. Dưới đây là các yếu tố quan trọng khi lựa chọn công nghệ AI:

• Xác định loại AI cần sử dụng: AI có nhiều loại khác nhau như Machine Learning (học máy), Natural Language Processing (xử lý ngôn ngữ tự nhiên), và Robotics Process Automation (tự động hóa quy trình bằng robot). Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng loại AI phù hợp với nhu cầu của mình.

• Đánh giá khả năng mở rộng và tích hợp: Công nghệ AI mà doanh nghiệp chọn cần phải dễ dàng tích hợp vào hệ thống hiện tại của công ty mà không gây gián đoạn. Đặc biệt, hệ thống AI phải có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu trong tương lai khi quy mô doanh nghiệp phát triển.

• Đánh giá tính bảo mật và quyền riêng tư: Doanh nghiệp cần lựa chọn các giải pháp AI đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật, đặc biệt là trong các ngành yêu cầu xử lý thông tin nhạy cảm như tài chính, y tế, hay bảo mật dữ liệu khách hàng.

• Lựa chọn nhà cung cấp AI uy tín: Doanh nghiệp cần lựa chọn các nhà cung cấp công nghệ AI uy tín, có khả năng cung cấp các giải pháp đáng tin cậy và hỗ trợ lâu dài. Các nhà cung cấp này cũng nên có khả năng cung cấp dịch vụ bảo trì và cập nhật công nghệ khi cần thiết.

5.3. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự

Để triển khai AI thành công, việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự là một yếu tố quan trọng không thể thiếu. Đào tạo nhân sự giúp nâng cao khả năng sử dụng và khai thác tối đa công nghệ, đồng thời chuẩn bị cho đội ngũ đối mặt với những thay đổi và thách thức trong kỷ nguyên số.

• Đánh giá năng lực và nhu cầu đào tạo: Trước khi bắt đầu chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần phải đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ nhân sự và xác định các nhu cầu cụ thể trong việc sử dụng AI. Các kỹ năng cần thiết có thể bao gồm hiểu biết về cơ bản của AI, khả năng sử dụng các công cụ AI, hay kỹ năng phân tích dữ liệu.

• Tạo dựng môi trường học tập liên tục: Doanh nghiệp nên xây dựng một môi trường học tập liên tục, nơi nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận với các khóa học, tài liệu, và các chương trình đào tạo chuyên sâu. Đào tạo không chỉ dành cho các chuyên gia công nghệ mà còn cho các nhân viên không chuyên, giúp họ hiểu và sử dụng AI trong công việc hàng ngày.

• Phát triển văn hóa sáng tạo và đổi mới: AI có thể mang lại những cơ hội lớn nhưng chỉ khi nhân viên được khuyến khích suy nghĩ sáng tạo và tìm cách ứng dụng AI vào các quy trình kinh doanh. Doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng và thử nghiệm các giải pháp mới sử dụng AI.

• Hỗ trợ và đào tạo đội ngũ quản lý: Các nhà quản lý cần hiểu rõ về khả năng và tiềm năng của AI, cách thức ứng dụng AI vào các chiến lược doanh nghiệp và quản lý sự thay đổi trong tổ chức. Đào tạo quản lý sẽ giúp họ dẫn dắt đội ngũ nhân viên sử dụng AI hiệu quả và làm chủ công nghệ này trong các chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

5.4. Tích hợp AI vào quy trình làm việc hiện có

Việc tích hợp AI vào quy trình làm việc hiện tại là một bước quan trọng để đảm bảo rằng công nghệ này phát huy tối đa hiệu quả mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để tích hợp AI một cách mượt mà và hiệu quả:

• Đánh giá quy trình hiện tại: Phân tích các quy trình công việc hiện tại để xác định các điểm yếu và những phần có thể tự động hóa bằng AI. Quy trình làm việc cần phải được đánh giá không chỉ từ góc độ hiệu quả mà còn từ khía cạnh nhân sự và công nghệ có sẵn trong doanh nghiệp.

• Lựa chọn quy trình ưu tiên: Xác định các quy trình quan trọng và khả thi để triển khai AI đầu tiên, như các công việc lặp đi lặp lại hoặc xử lý dữ liệu lớn. Doanh nghiệp cần đảm bảo chọn các quy trình có tính khả thi cao và tác động lớn để tối ưu hóa kết quả ban đầu từ việc triển khai AI.

• Chọn công cụ AI dễ tích hợp: Lựa chọn công cụ AI phù hợp, dễ dàng tích hợp vào hệ thống hiện có mà không gây gián đoạn. Việc sử dụng các giải pháp AI dễ tích hợp sẽ giúp giảm thiểu thời gian triển khai và chi phí liên quan.

• Phối hợp giữa các bộ phận: Việc tích hợp AI vào quy trình công việc không chỉ là trách nhiệm của bộ phận công nghệ thông tin, mà còn yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận khác. Việc tạo nhóm liên chức năng sẽ giúp phối hợp triển khai AI, đảm bảo sự đồng bộ giữa các phòng ban.

• Đảm bảo quản lý thay đổi: Thiết lập chiến lược quản lý thay đổi thông qua các khóa đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, và khuyến khích để giúp nhân viên thích nghi và giảm thiểu sự phản đối từ việc áp dụng công nghệ mới.

5.5. Thực hiện các bước triển khai linh hoạt và thử nghiệm

Triển khai AI không phải là một quá trình cứng nhắc mà cần có sự linh hoạt để điều chỉnh và tối ưu hóa theo từng giai đoạn. Việc thực hiện các bước triển khai linh hoạt và thử nghiệm giúp doanh nghiệp có thể đánh giá và điều chỉnh các giải pháp AI sao cho hiệu quả nhất. Dưới đây là các bước để thực hiện triển khai linh hoạt:

• Bắt đầu thử nghiệm quy mô nhỏ: Thực hiện thử nghiệm AI trên quy mô nhỏ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng hoạt động của AI trong môi trường thực tế, phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh mà không làm gián đoạn toàn bộ quy trình.

• Thu thập dữ liệu và phản hồi: Theo dõi kết quả thử nghiệm và thu thập dữ liệu từ người sử dụng để đánh giá hiệu quả của AI. Các chỉ số hiệu suất (KPIs) như sự gia tăng năng suất, sự hài lòng của khách hàng, hoặc thời gian hoàn thành công việc là những yếu tố cần được theo dõi.

• Điều chỉnh và tối ưu hóa sau thử nghiệm: Sau khi thử nghiệm, điều chỉnh các thuật toán AI, quy trình tích hợp hoặc cách thức vận hành để phù hợp hơn với nhu cầu thực tế và cải thiện hiệu quả hệ thống.

• Mở rộng quy mô triển khai: Sau khi tối ưu, mở rộng triển khai AI trên toàn bộ tổ chức hoặc các bộ phận khác. Quá trình mở rộng này cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng các hệ thống AI hoạt động ổn định và đáp ứng được các mục tiêu đề ra.

5.6. Đo lường và tối ưu hóa hiệu quả sau triển khai

Sau khi triển khai AI, việc đo lường và tối ưu hóa hiệu quả là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng công nghệ này mang lại giá trị thực tế. Dưới đây là các bước cần thực hiện để tối ưu hóa hiệu quả của AI:

• Xác định chỉ số KPIs: Đặt ra các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) như năng suất, tiết kiệm chi phí, sự hài lòng của khách hàng để theo dõi kết quả hoạt động của AI sau triển khai.

• Thu thập và phân tích dữ liệu: Liên tục thu thập dữ liệu từ các hệ thống AI để phân tích kết quả thực tế, đánh giá mức độ thành công và xác định các khu vực cần cải thiện.

• Đánh giá kết quả thực tế: So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra ban đầu để xác định các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống AI. Dựa vào đó, đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.

• Tối ưu hóa quy trình: Dựa trên các dữ liệu thu thập được và phản hồi từ người sử dụng, điều chỉnh các thuật toán và quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo AI luôn phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

• Theo dõi và cải tiến liên tục: Thực hiện kiểm tra định kỳ và cải tiến hệ thống AI để duy trì hiệu suất ổn định, đồng thời đáp ứng các thay đổi trong yêu cầu thị trường và công nghệ.

6. Một số lưu ý khi làm việc với AI

Việc ứng dụng AI vào doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích, nhưng nếu không có chiến lược phù hợp, AI có thể gây ra những thách thức không mong muốn. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để làm việc với AI hiệu quả và bền vững.

• Không lạm dụng AI mà bỏ qua yếu tố con người: AI không thể thay thế hoàn toàn khả năng tư duy, sáng tạo và ra quyết định chiến lược. Sự kết hợp giữa AI và con người sẽ giúp tối ưu hiệu suất làm việc, đồng thời đảm bảo tính linh hoạt và sáng tạo trong vận hành.

• Chú ý đến bảo mật dữ liệu & quyền riêng tư: Dữ liệu cần tuân thủ các quy định về bảo mật hoặc các quy định địa phương về quyền riêng tư. Doanh nghiệp cần có chính sách rõ ràng về bảo vệ dữ liệu, tránh tình trạng lộ thông tin hoặc bị khai thác trái phép. Ngoài ra, cần thường xuyên kiểm tra và nâng cấp hệ thống bảo mật để tránh các nguy cơ từ tấn công mạng.

• Chọn giải pháp AI phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Việc lựa chọn giải pháp AI phù hợp với nhu cầu thực tế và quy mô doanh nghiệp giúp tối ưu chi phí và hiệu quả. Các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng những công cụ AI đơn giản như chatbot tự động, phân tích dữ liệu khách hàng hoặc AI hỗ trợ quản lý công việc. 

• Liên tục cập nhật xu hướng AI mới: Việc theo dõi các nghiên cứu, công nghệ AI tiên tiến và những ứng dụng thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng của AI. Tham gia các hội thảo, khóa học về AI, kết nối với chuyên gia công nghệ hoặc thử nghiệm các giải pháp AI mới sẽ giúp doanh nghiệp luôn đi trước đối thủ trong cuộc đua chuyển đổi số.

Làm việc với AI mang lại những cơ hội lớn cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc. Để thành công trong kỷ nguyên số, việc hiểu và ứng dụng AI một cách chiến lược là rất quan trọng. Hãy theo dõi AI FIRST để cập nhật những xu hướng và giải pháp AI mới nhất giúp doanh nghiệp bạn phát triển mạnh mẽ.